Сотрудник поменял паспорт что делают кадровые работники в 2020 году

Самое важное в статье: "Сотрудник поменял паспорт что делают кадровые работники в 2020 году". Актуальность информации вы всегда можете проверить, задав вопрос дежурному специалисту.

Изменение персональных данных работника

В соответствии со ст. 85 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ), персональные данные работника — это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие (п. 3 ст. 86 ТК РФ).

Помимо ТК РФ вопросы, связанные с обработкой персональных данных, урегулированы Федеральным законом «О персональных данных» от 27.07.2006 N 152-ФЗ (далее — Федеральный закон N 152-ФЗ), в соответствии с которым работодатель относится к операторам персональных данных. Обработка персональных данных должна осуществляться на основе принципа достоверности персональных данных, их достаточности для целей обработки (п. 4 части 1 ст. 5 Федерального закона N 152-ФЗ).

Право работодателя запросить у работника документы, содержащие его персональные данные, предусмотрено только в статье 65 Трудового кодекса РФ. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
  • документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  • документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Очевидно, что в процессе трудовых отношений персональные данные работника могут измениться: работник может поменять фамилию, обменять паспорт, повысить свое образование, получить дополнительное образование. Вся эта информация имеет, безусловно, важное значение для работодателя, который обязан не просто вести учет изменений, но и осуществлять определенные действия, в ситуации, когда такие изменения происходят.

В частности, прямо предусмотрена обязанность работодателя в случае изменения сведений о работнике внести изменения в трудовую книжку и личную карточку работника, а также поменять страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, а также ст. 15 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 N 27-ФЗ). Несмотря на это, ни ТК РФ, ни Федеральный закон N 152-ФЗ не предоставляет работодателю право требовать от работника своевременного предоставления сведений об изменении его данных. В законодательстве практически отсутствуют механизмы, позволяющие обеспечить реализацию принципа достоверности персональных данных и их достаточности. Работодатель не наделен полномочиями, позволяющими ему своевременно и в полном объеме получать достоверные данные у работника — субъекта персональных данных.

В пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, вправе принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (ст. 8, ст. 22 ТК РФ).

Поэтому права и обязанности работников и работодателей в области защиты и обработки персональных данных могут быть установлены в положении о защите персональных данных или ином документе, регулирующем взаимоотношения сторон трудового договора в этой области. Работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с этими документами (п. 8 ст. 86 ТК РФ), которые в силу ст. 21 ТК РФ являются для работников обязательными. Обращаем внимание, что эти документы не могут ограничивать гарантии работников, ухудшить их положение по сравнению с установленным ТК РФ, Федеральным законом N 152-ФЗ, коллективными договорами и соглашениями.

Тем не менее, даже если в организации не принят локальный нормативный акт, обязывающий работника своевременно и в полном объеме предоставлять информацию об изменении его персональных данных, это не лишает работодателя возможности обратиться к работнику с соответствующей просьбой о том, чтобы работник либо подтвердил верность уже имеющихся у работодателя сведений либо представил информацию об их изменении.

Отметим, что в п. 27 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» разъяснено, что в отношениях между работником и работодателем должен соблюдаться общеправовой принцип недопустимости злоупотребления правом, в том числе и со стороны самих работников. В частности, недопустимо сокрытие работником временной нетрудоспособности на время его увольнения с работы, либо того обстоятельства, что он является членом профессионального союза или руководителем (его заместителем) выборного коллегиального органа первичной профсоюзной организации, выборного коллегиального органа профсоюзной организации структурного подразделения организации (не ниже цехового и приравненного к нему), не освобожденным от основной работы, когда решение вопроса об увольнении должно производиться с соблюдением процедуры учета мотивированного мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, либо соответственно с предварительного согласия вышестоящего выборного профсоюзного органа. Работодатель не должен отвечать за неблагоприятные последствия, наступившие вследствие недобросовестных действий со стороны работника.

Полагаем, что подход суда, примененный в отношении споров о восстановлении на работе, может быть использован и в других ситуациях, когда работник намеренно злоупотребляет правом. Поэтому, даже если в организации не принято положение о защите персональных данных, иного документа, возлагающего на работника обязанность предоставлять сведения об изменении персональных данных работодателю, работник все равно не вправе отказывать работодателю в предоставлении соответствующей информации.

Следовательно, действующее законодательство не предоставляет работодателю право требовать от работника своевременного предоставления сведений об изменении его данных, если иное не установлено в локальных нормативных актах работодателя, например, в положении о защите персональных данных. Тем не менее, работодатель может обратиться к работнику с просьбой подтвердить верность уже имеющихся у работодателя сведений либо представить информацию об их изменении.

Читайте так же:  Производственная травма на производстве что грозит работодателю в 2020 году

Эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Виктория Павленко, Артем Барсегян

Сведения о трудовой деятельности в электронном виде с 2020 года: что должны делать работодатели и о чем следует подумать работникам

djv / Depositphotos.com

Законопроекты, предполагающие введение с 1 января следующего года обязанности работодателей по представлению в информационную систему ПФР сведений о трудовой деятельности работников, а также ответственности за непредставление таких сведений либо представление неполной или недостоверной информации, рассмотрены на данный момент только в первом чтении. Речь, напомним, идет о:

Однако пока оснований полагать, что соответствующие законы не будут приняты до конца года и не начнут действовать с 1 января 2020 года, нет. ПФР, например, уже подготовил разъяснения об электронных цифровых книжках, под которыми, по сути, понимается информация о трудовой деятельности каждого работающего гражданина, содержащаяся в информационной системе фонда и формируемая на основании представляемых работодателями сведений (информация ПФР от 4 сентября 2019 г. «Электронная трудовая книжка»), и разработал проекты форм для представления этих сведений. А в заключении Правового управления Госдумы к законопроекту о внесении изменений в ТК РФ подчеркивается необходимость принятия, подписания и официального опубликования соответствующего закона не позднее 31 декабря текущего года.

В связи с этим и работодателям, и работникам полезно ознакомиться с предполагаемыми изменениями в сфере регулирования трудовых отношений уже сейчас. Рассмотрим самые значимые положения законопроектов и некоторые поправки, которые могут быть внесены в их тексты при подготовке ко второму чтению.

«Дублирование» информации

Узнайте последние изменения правового регулирования трудовых отношений и кадрового делопроизводства, пройдя обучение по программе повышения квалификации

, и получите диплом установленного образца

При этом трудовые книжки согласно законопроекту о внесении изменений в ТК РФ на протяжении следующего года необходимо будет вести в прежнем порядке, то есть в данные о трудовой деятельности работников будут параллельно существовать и в бумажной трудовой книжке, и в электронной, формируемой в информационной системе ПФР. Причем если до конца 2020 года работник подаст письменное заявление о дальнейшем ведении трудовой книжки на бумажном носителе, работодатель будет обязан продолжать вести ее. Не подавшим такое заявление лицам трудовые книжки будут выданы на руки по окончании года, при этом работодатель освобождается от ответственности за их хранение. Скорее всего, перед выдачей книжки работнику в нее будет вноситься соответствующая «закрывающая» запись – ее формулировку, как сообщил заместитель руководителя Роструда Иван Шкловец в ходе одного из онлайн-семинаров, проводимых компанией «Гарант», планируется предусмотреть в Инструкции по заполнению трудовых книжек. Таким образом, с 2021 года сведения о трудовой деятельности таких работников будут формироваться исключительно в электронном виде.

Кроме того, не предусматривается указанным законопроектом ведение бумажных трудовых книжек также для работников, впервые поступающих на работу с 1 января 2021 года.

Состав сведений о трудовой деятельности

Согласно предлагаемой редакции новой ст. 66.1 Трудового кодекса сведения о трудовой деятельности работника будут включать информацию о самом работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении и основаниях прекращения трудового договора. Эти данные, которые будут вноситься в индивидуальные лицевые счета работников – ст. 6 закона о персонифицированном учете планируется дополнить соответствующим п. 2.1, – будут практически идентичны указываемым в настоящее время в трудовых книжках, включая информацию, например, о структурном подразделении, в которое принимается или переводится работник, о специальности, профессии работника с указанием уровня квалификации (разряда, класса, категории) при наличии, реквизиты приказов и иных документов, оформляющих трудовые отношения с данным работником. Однако информацию об образовании и награждениях работника, которая в настоящее время тоже отражается в трудовой книжке, в состав сведений, передаваемых работодателем в ПФР, включать не планируется.

По последним данным, полученным Рострудом от ПФР, в первом отчете по форме СЗВ-ТД – за январь 2020 года – нужно будет указывать сведения только о тех сотрудниках, которые были приняты на работу, переведены на другую или уволены в течение отчетного месяца. То есть предполагается, что все необходимые сведения за предыдущие периоды у фонда уже есть. Как с учетом этого разъяснения будут выглядеть отчеты за следующие месяцы и нужно ли направлять так называемую нулевую отчетность, если никаких кадровых изменений за отчетный месяц не произошло, пока неясно. ПФР на данный момент полагает, что нулевые отчеты не нужны, а Роструд, напротив, выступает за их представление в целях фиксации наличия или, напротив, отсутствия фактов нарушения законодательства в части обязательного представления сведений о трудовой деятельности, подчеркнул Иван Шкловец.

Кстати, ответственность работодателей за несвоевременное представление сведений о трудовой деятельности в информационную систему ПФР либо представление неполных или недостоверных сведений будет наступать, как определено законопроектом о внесении изменений в КоАП РФ, только при неоднократном совершении – два раза или более в течение года – соответствующего деяния.

Важно, что с 1 января 2021 года срок подачи сведений о приеме на работу и увольнении работника предполагается изменить – представлять соответствующие данные работодатель будет обязан не позднее чем в течение рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа. Как в этом случае будет выглядеть ежемесячный отчет, надо полагать, впоследствии разъяснит ПФР, если соответствующее положение законопроекта о внесении изменений в закон о персонифицированном учете не будет скорректировано.

Обязанности работодателей

Помимо обязанности направления сведения о трудовой деятельности каждого работника в информационную систему ПФР, у работодателя согласно законопроекту о внесении изменений в ТК РФ появляется также обязанность представлять эти сведения работнику (проект соответствующей формы СЗИ-ТД также уже разработан фондом). При увольнении сотрудника они будут выдаваться в день прекращения трудового договора. Если же заявление о представлении сведений (в письменной форме или направленное на электронную почту работодателя в определенном им порядке) будет подано работником в период работы, то информацию нужно будет представить ему в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.

Задержку выдачи данных сведений при увольнении работника по аналогии с действующими правилами в отношении трудовых книжек предлагается сделать основанием для возмещения работодателем материального ущерба, причиненного работнику лишением его в связи с такой задержкой возможности трудиться (соответствующими положениями планируется дополнить ст. 165 и ст. 234 ТК РФ). При этом, разумеется, предполагается предусмотреть случаи освобождения работодателя от ответственности за задержку в представлении сведений о трудовой деятельности, произошедшую не по его вине, в том числе, когда работник отказывается от получения сведений или последний день работы не совпадает с днем оформления прекращения трудовых отношений (например, при увольнении за прогул).

Читайте так же:  Характеристика рабочего места для втэк образец заполнения в 2020 году

1. Обязанности представления работодателем сведений о трудовой деятельности работникам, в отношении которых ведутся трудовые книжки, законопроектом о внесении изменений в ТК РФ не предусматривается.
2. Предполагается, что сведения о трудовой деятельности могут быть запрошены работником у работодателя по последнему месту работы. Работодатель предоставляет соответствующую информацию исключительно за период работы у него данного работника.
3. Работник сможет выбирать, в каком виде: документа на бумажном носителе, заверенного надлежащим образом, или электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, ему должны быть выданы сведения. Однако второй вариант, как предполагается, будет возможен только при наличии такой подписи у работодателя.
4. Помимо работодателей, «источниками» получения работниками сведений о трудовой деятельности планируется сделать ПФР, МФЦ и портал госуслуг.

Немаловажным является перечень мероприятий, которые согласно законопроекту о внесении изменений в ТК РФ работодателям предстоит осуществить в 2020 году в целях организации работы по ведению сведений о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде. Среди них:

Разумеется, анализ принятых в первом чтении законопроектов позволяет сформировать лишь примерное представление о том, как предполагается выстраивать взаимодействие ПФР и работодателей в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде. Во-первых, сами тексты проектов с большой вероятностью будут скорректированы ко второму чтению (дата проведения которого пока точно не определена). Во-вторых, изменения, обусловленные переходом к так называемым электронным трудовым книжкам, будут вноситься не только в федеральные законы, но и в большое количество подзаконных нормативных актов – на данный момент определен только перечень подлежащих корректировке правительственных актов (среди них: постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», постановление Правительства РФ от 2 октября 2014 г. № 1015 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления страховых пенсий» и многие другие). Таким образом, только после разработка всего массива проектов изменений в нормативные акты можно будет сформировать полную картину трансформации кадрового делопроизводства.

Стоит отметить, что, по мнению Роструда, большинство работников предпочтут сохранить бумажные трудовые книжки (заместитель руководителя ведомства, кстати, сообщил, что будет в их числе), так что режим параллельного ведения сведений о трудовой деятельности в бумажном и электронном форматах будет действовать в отношении таких граждан и после 2020 года, работодатели и кадровики должны быть к этому готовы.

Сотрудник поменял паспорт что делают кадровые работники

Работник организации заменил паспорт в связи с достижением 45 лет и представил новый паспорт в отдел кадров. Какие документы должны оформить в отделе кадров? Где отразить изменения?

В судебном заседании истица Ш. Т. исковые требования поддержала, суду пояснила, что она 22.02.2007 принята к ответчику на работу по трудовому договору под фамилией «Е.» на время декретного отпуска П. В 2008 г. в связи с вступлением в брак она сменила фамилию на «Ш.». Трудовой контракт на новую фамилию с ней заключен не был. Уволена она была с 12.11.2008 в связи с истечением срока трудового договора, хотя она думала, что продолжит работать по бессрочному трудовому договору. Вакантные места имелись, но в заключении бессрочного трудового договора ей отказали. Считает, что о предстоящем увольнении ее должны были предупредить заблаговременно — за месяц или два месяца до увольнения. В заключенном с ней трудовом договоре не указана дата его окончания.
Нужно понимать, что пока что на работе числится человек с прежними данными, именно от него и следует обращаться в администрацию.

Исправление трудового договора

Изд.2-е – Волгоград: Консалтинговая компания «Стратегия». – 65 с. Затем, проставляются сведения о дате увольнения, и приказе, на основании которого оно было произведено.

При наступлении определенных условий (достижение определенного возраста) гражданин обязан произвести замену паспорта. При этом сотрудник должен сам позаботиться о своевременности проведения данной процедуры и о сообщении данных нового паспорта в бухгалтерию организации. Так как данные паспорта являются персональными данными (сведения, конфиденциальность которых защищена законом), то у работодателя нет ни обязанности, ни права истребовать какую-либо иную информацию, помимо той, которую сотрудник предоставил в добровольном порядке. Работнику, сменившему паспорт, следует подать заявление о внесении изменений в документы, их содержащие.
Например, если женщина вышла замуж и взяла фамилию мужа, то ей надо принести новый паспорт и свидетельство о заключении брака. Также сотрудник или сотрудница должны сходить в Пенсионный фонд и заменить страховое пенсионное свидетельство. А еще — получить в налоговой обновленный ИНН.

Перечень оснований для внесения изменений в кадровые документы

Таким образом, в дополнительное соглашение к трудовому договору включается та же информация о работнике и о работодателе, которая предусмотрена для включения в трудовой договор.

В организациях персональная или личная информация о сотрудниках в подавляющем большинстве случаев содержится в кадровой и специальной бухгалтерской документации. Смена гражданского паспорта влечет за собой изменение персональной информации и именно поэтому нужно знать о том, как правильно в таких ситуациях оформляются кадровые бумаги.

Представитель истицы З. А. исковые требования поддержал, суду пояснил, что поддерживает изложенное истицей. Трудовой договор с Е. Т. был заключен на неопределенный срок, т. к. дата его окончания указана не была. Согласно ст. 57 ТК РФ в срочном трудовом договоре должны быть указаны срок его действия и обстоятельства, послужившие основанием для его заключения. Истица должна была быть уведомлена о расторжении договора за три дня, чего сделано не было, то есть не соблюден порядок увольнения.
При увольнении выдали справку 2 НДФЛ, справку о зарплате за два года для расчета пособия. Через некоторое время бывший сотрудник пришел и говорит, что у него новый паспорт, а в справках старые данные. Говорит, мы виноваты, что не запросили у него данные когда он менял паспорт по возрасту. Я считаю работник сам должен информировать работодателя о замене документов, или работодатель должен следить когда сотрудникам исполнилось 20 лет, 45 лет?

Читайте так же:  Поиск родственников погибших в великой отечественной войне в 2020 году

Кроме того, при приеме на работу был издан приказ о приеме на работу Е. Т., а приказом от 12.11.2008 N 135 была уволена Ш. Т. Никаких дополнительных соглашений в связи с изменением фамилии между нею и МУП «Э***» не заключалось.

Таким образом работодатель (бухгалтерия/кадровая служба) вправе внести изменения в паспортные данные только на основании заявления, поданного сотрудником самостоятельно.

Наверняка, в 99,9% организаций работают с компьютерным обеспечением — будь то «1С», «Галактика» или что-то подобное.
Для понимания характерных особенностей того, что делают кадровые работники, если сотрудник поменял паспорт, необходимо ознакомиться с основаниями для внесения изменений в документы, с пошаговой инструкцией, с нюансами внесения изменений в пенсионное удостоверение и трудовую книжку, а также с исправлением трудового соглашения.

Пример записи об изменении фамилии в трудовой книжке

На основании ст. 65 ТК РФ документом, удостоверяющим личность работника, является паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
Сразу же имеет смысл заполнить бланк заявления АДВ-2 (это просьба к Пенсионному фонду откорректировать номер страхового свидетельства и персональных счетов, а также базы клиентов с учетом новых обстоятельств).

В любом случае, основным документом для замены персональных данных после смены фамилии является заявление, составляемое работником.
Сотрудник поменял паспорт, в котором указана другая дата рождения. Какие предпринимать действия: изменения в трудовой книжке, надо ли заменять СНИЛС, ИНН и на какой документ ссылаться об изменении даты рождения После того как новое свидетельство будет готово, бухгалтер его получит и выдаст работнику.

Что должны делать кадровые работники, если сотрудник поменял паспорт

В таком приказе руководитель поручает бухгалтерии и кадровику откорректировать всю документацию, где содержатся персональные данные сотрудников. Указывается срок, выделяемый на исполнение настоящего приказа по предприятию – как правило, это неделя.

Такой вывод следует из статьи 72 Трудового кодекса РФ и указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Люди женятся, выходят замуж, создают новую семью… И в подавляющем большинстве женщины после этого прекрасного события берут фамилию мужа. Некоторые, за редким исключением, меняют имя, отчество или фамилию по другим причинам. Может быть, фамилия была неблагозвучной или человек решил вместо «Кати» стать «Аллой», мечтая очистить свою карму. Возможно, женщина развелась и теперь возвращает себе свою девичью фамилию. Все возможно… Но любые причины в этой ситуации не играют большой роли для кадровика. Задача специалиста правильно оформить изменение имени, фамилии или отчества сотрудника в тех документах, где указаны его персональные данные. Просит признать Приказ от 12.11.2008 N 135 о ее увольнении незаконным, восстановить ее на работе в должности парикмахера мужского зала МУП «Э***» и взыскать заработок за время вынужденного прогула начиная с 12.11.2008 по день принятия судом решения.

После того, как сотрудник написал заявление, специалист кадровой службы отдает бумагу руководителю. Руководитель ставит на ней резолюцию и отдает «в работу» кадровику. Кадровик регистрирует заявление в документообороте и составляет приказ по личному составу о внесении изменений в учетные документы. Затем отдает приказ на подпись руководителю и сотруднику предприятия. В формулировке приказа лучше использовать фразу «внести изменения в учетные документы работника», а не «в персональные данные». Дело в том, что персональные данные могут изменить только специальные государственные органы, но никак не кадровая служба.
Далее сотрудник кадровой службы издает приказ о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника.
Законодательство не упоминает о необходимости издания такого приказа, но это единственно правильный и логичный путь дать поручения ОК и бухгалтерии провести во всех бумагах смену персональных данных сотрудника.
А вот новое свидетельство об ИНН заказывать не нужно. Так как ИНН физлица при этом не меняется (п. 16 Приказа ФНС России от 29.06.2012 N Работница работала по совместительству на 0,5 ставки, теперь ее принимают на полную ставку как основное место работы.

По этой причине на основании заявления АДВ-2 и приложений будет выдано новое страховое свидетельство и внесены корректировки в реестры, учетные документы.
И, наконец, в самом низу страницы, опять проставляется подпись сотрудника кадровой службы, с расшифровкой подписи, и указанием должности, а также подпись работника.

По состоянию на 2019 год действующее федеральное законодательство не может дать четкого определения необходимости внесения изменений в трудовую документацию при изменении персональных сведений конкретного работника.
В этом случае специалисту по кадрам придется вносить изменения в учетные документы, где указаны персональные данные человека.

Она знала, что устраивается на работу на период отсутствия другого работника, и об этом писала в заявлении о приеме на работу. На постоянное место работы ее не переводили.
Для получения законных оснований на реализацию такой процедуры не будет достаточно устного обращения самого заинтересованного лица. В обязательном порядке требуется предоставление доказательной базы, оформленной в письменном виде.

Фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия и другая информация о гражданине относятся к его персональным данным. Это установлено в пункте 1 статьи 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Многие кадровые и бухгалтерские документы содержат персональные данные. Таким образом, при составлении дополнительного соглашения к трудовому договору информация о документах, удостоверяющих личность работника, должна быть достоверной и старые паспортные данные работника должны быть исправлены.

Изменения в должностных инструкциях: внести до конца года

В этом году в должностных инструкциях появились изменения, которые необходимо отразить в документах до 1 января 2020 года. Рассказываем, каких сотрудников это касается.

Видео удалено.
Читайте так же:  Справка из психоневрологического диспансера по месту жительства в 2020 году
Видео (кликните для воспроизведения).

Например, теперь нужно контролировать режим труда и отдыха водителей, предоставлять в военкомат сведения о работниках и т. д. До Нового года нужно изменить старые должностные инструкции, чтобы избежать штрафов. Чьи должностные инструкции попадают под изменения?

Начиная с 1 января 2020 будет осуществляться переход на электронные трудовые книжки. Работодателю будет необходимо сдавать в Пенсионный Фонд новый отчет по форме СЗВ-ТД. В этом отчете должны быть указаны сведения о труде работника. Он должен быть сдан не позднее 15 числа. В связи с этим нужно дополнить должностную инструкцию кадровика новой обязанностью.

Специалист по воинскому учету

Если в компании работают сотрудники, не состоящие, но обязанные состоять на воинском учете, специалист должен сообщать о них в военкомат. Он должен вручить этим работникам направление в военкомат. Необходимо прописать этот пункт в его должностной инструкции, иначе компании грозит штраф 5 тысяч рублей.

Если водитель будет работать без тахографа, или его режим труда и отдыха оставлен без изменений, компаниями грозит штраф. Необходимо изменить трудовые договоры водителей и установить в автомобили тахограф. Также в компании должен быть назначен сотрудник, который будет отвечать за установку и ремонт тахографов.

Главный бухгалтер

Вступил в силу закон, согласно которому сотрудники компании должны выполнять все требования главного бухгалтера. Например, если главбух распорядился о правилах оформления накладных, другие сотрудники обязаны это делать. Рекомендуем установить в инструкции сроки сдачи документов и правила их оформления. А также закрепить тех работников, которые оформляют первичные учетные документы.

Документы, таблицы и примеры изменений в должностных инструкциях — в системе «Культура».

Сотрудник поменял паспорт что делают кадровые работники

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Сотрудник поменял паспорт что делают кадровые работники». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Следовательно, после внесения всех изменений в кадровые документы, Вы можете сотрудницу уже идентифицировать под новой фамилией.

В соответствии с ч. 3 ст. 57 ТК РФ, если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) обязательные или дополнительные условия, это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями.

Работник поменял паспорт 45 лет действия бухгалтера

На данный момент трудовым законодательством не регламентирован порядок внесения таких исправлений, ч. 3 ст.

Существуют определенные ограничения на фамилии, которые можно и нельзя брать. К последней категории относятся:

  • фамилии и имена известных политиков;
  • знаменитых актеров театра или кино, писателей или поэтов, певцов (медийных личностей);
  • запрещено использовать вместо ФИО названия стран, городов, исторических сооружений или памятников;
  • также нельзя взять в качестве своих персональных данных названия продуктов или товаров;
  • имена и фамилии исторических личностей или королевских особей.

Как поменять фамилию в паспорте? Выполнить данную процедуру не так сложно, как кажется. Существует несколько организаций, в которые вы можете обратиться для изменения персональных данных.

Своевременное уведомление об изменившихся персональных данных избавит работодателя от многих проблем. Предлагаемый внешний отчет позволяет выявить работников, которые вовремя не предоставили в отдел кадров новые паспортные данные в случае смены паспорта в связи с 45-летием.

Исправление трудового договора

В повседневной жизни сотрудников организаций могут происходить различные события, которые напрямую влияют на актуальность паспортных сведений и действительность внутренней и внешней документации. Например, происходит заключение брака, рождение детей, смена места фактического проживания и прочее.

В публикуемом кассационном определении фрагменты, непосредственно касающиеся обсуждаемой ситуации, выделены курсивом.

Трудовой договор) следующие изменения. 1. В связи с получением нового паспорта по достижении Работником возраста 45 лет изменить в разделе «Адреса и реквизиты сторон» трудового договора паспортные данные Работника на «паспорт серии 46 02 № 545177 выдан УВД Воскресенского р-наМосковской обл. 22.10.2012». 2.

Но следует помнить, что статья 57 позволяет вносить недостающие сведения непосредственно в текст договора (образец). * Пункт 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). ** Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Также при смене паспорта необходимо внести изменения во все учетные документы работника, включая личную карточку работника унифицированной формы N Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Когда ошибку не заметили сразу, и в книжку внесены записи о трудовой деятельности человека, то действуют по тому же алгоритму, как и при смене персональных данных на новые. Основанием для внесения изменений в таком случае может выступать паспорт или другой документ удостоверяющий личность.

В случае если работники служб намеренно портят ваш документ – рвут его, ставят пометки – вы обязаны написать заявление на них, указав факт порчи документа. Это позволит избежать штрафов за порчу документа. Видео: Как сменить паспорт Интернет?

Наиболее проблемной ситуацией для сотрудников кадровых отделов различных организаций считается смена одним из работников гражданского паспорта. Это может произойти в результате чрезвычайной ситуации, например, при потере или в случае плановой замены после достижения возраста 20 и 45 лет.

Необходимо ли изменение трудового договора при смене паспорта сотрудника? ТК РФ);

  • личную карточку (раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1);
  • трудовую книжку (п. 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, п. 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69);
  • документы воинского учета – для военнообязанных (п. 27 Методических рекомендаций, утвержденных Генштабом Вооруженных сил России);
  • пенсионное страховое свидетельство путем направления в территориальный орган ПФР заявления об обмене страхового свидетельства (п.

Случается, что сотрудники вовремя не предоставляют документы в отдел кадров в случае их замены. В частности, касается это паспорта. Поменял сотрудник паспорт, никому ничего не сказал, через год узнаем, что паспорт у него другой. Кто в этом случае должен отвечать? И как сотрудника обязать приносить вовремя документы?

Читайте так же:  Продление разрешения на работу высококвалифицированному специалисту в 2020 году

Также прочитайте о Изменении фамилии в трудовой книжке более подробно. Следовательно, после внесения всех изменений в кадровые документы, Вы можете сотрудницу уже идентифицировать под новой фамилией. Основным документом, удостоверяющим личность работника является паспорт.

Если не обратиться в соответствующие органы с заявлением на замену паспорта, нарушители могут быть оштрафованы на сумму от 2 000 до 5 000 рублей в зависимости от обстоятельств, которые стали причиной несвоевременных действий по замене.

Также прочитайте о Изменении фамилии в трудовой книжке более подробно. Следовательно, после внесения всех изменений в кадровые документы, Вы можете сотрудницу уже идентифицировать под новой фамилией. Основным документом, удостоверяющим личность работника является паспорт.

В коллективные договоры или профсоюзные соглашения вносить изменения нет необходимости, так как там персональные данные каждого отдельного работника не фигурируют. Ситуация с изменением персональных данных сотрудников организации встречается достаточно часто.

Сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, и заверительная подпись кадрового работника могут быть указаны также в разделе Х личной карточки «Дополнительные сведения».

Шаг 8 Затем необходимо уведомить об изменении личных данных (фамилии/имени) налоговую инспекцию по месту регистрации организации.

Таким образом, с указанной даты каждая организация самостоятельно разрабатывает и утверждает формы первичных учетных документов, к таковым относится и приказ об изменении персональных данных. При утверждении формы приказа следует соблюдать требования законодательства о бухгалтерском учете (1).

В организациях персональная или личная информация о сотрудниках в подавляющем большинстве случаев содержится в кадровой и специальной бухгалтерской документации. Смена гражданского паспорта влечет за собой изменение персональной информации и именно поэтому нужно знать о том, как правильно в таких ситуациях оформляются кадровые бумаги.

Приказ об изменении паспорта сотрудника пример

Для получения законных оснований на реализацию такой процедуры не будет достаточно устного обращения самого заинтересованного лица. В обязательном порядке требуется предоставление доказательной базы, оформленной в письменном виде.

В организациях персональные (личные) данные работников содержатся в основном в кадровых и бухгалтерских документах. Как правильно оформить кадровую документацию при изменении личных данных? Это вопрос часто встает перед работниками кадровых подразделений.

Приказ об изменении персональных данных требуется при смене:

  • семейного статуса;
  • фамилии, имени, отчества;
  • паспортных данных;
  • номера ИНН;
  • номера СНИЛС;
  • номера медицинской страховки;
  • сведений об образовании.

Москва, бул. Яна Райниса,д. 24, корп. 2, кв. 474 А.В. Львов В.Н. Зайцева Экземпляр дополнительногосоглашения получил(а) В.Н.

Когда меняют паспорт действия кадровика

Приложение: копия свидетельства о браке IV-АВ № 987654, выданного Кутузовским отделом ЗАГС г. Москвы 11.02.2011, копия паспорта 45 05 № 123654, выданного ТП УФМС № 62 г.

При смене сотрудником паспорта (например, по достижении 20 или 45 лет) внесите изменения в реквизиты паспорта, указанные в трудовом договоре и личной карточке работника. Больше ни в какие кадровые документы вносить изменения не нужно.

Персональные (личные) данные – любые сведения, относящиеся к определенному или определяемому посредством такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных).

Далее, сотрудник кадровой службы издает приказ о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника. При этом, дата приказа будет текущая дата, т.е. дата предоставления документов сотрудником.

Работник сменил фамилию: что делать бухгалтеру

К тому же работник может принести все эти документы гораздо позже даты их выдачи (например, только после длительного отпуска — медовый месяц, знаете ли). По нашему мнению, приказ об изменении фамилии следует составить в день, когда работник получит новый паспорт. Поясним почему. В трудовую книжку можно вносить изменения на основании свидетельства о заключении брака (об этом сказано в п.

Неработающие застрахованные лица должны самостоятельно подать заявление об обмене страхового свидетельства в орган Пенсионного фонда по месту жительства. При обращении в ПФР при себе необходимо иметь старое страховое свидетельство, документ, удостоверяющий личность, и копию документа, на основании которого изменяются данные в страховом свидетельстве (например свидетельства о браке).

Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи.

Заявление об обмене страхового свидетельства оформляется в течение двух недель и подается в территориальный орган ПФР. После этого в течение месяца соответствующий орган ПФР выдает застрахованному лицу новое (взамен выданного ранее) страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования с тем же страховым номером индивидуального лицевого счета.

Оформляем изменение личных данных сотрудника

На основании ст. 65 ТК РФ документом, удостоверяющим личность работника, является паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.

Несмотря на то, что паспортные сведения являются обязательными к указанию в рамках различных договоров, в соответствии со статьей 57 Трудового Кодекса РФ они не являются условиями документов, а только лишь сведениями.

Приказ об изменении паспортных данных

Также отметим, что при изменении анкетных данных сотрудника можно сделать ссылку как на оба документа – и на паспорт, и на соответствующее свидетельство (свидетельство о браке, об изменении фамилии), так и на один из них, если все необходимые данные содержатся в одном документе. Если одного документа недостаточно, то ссылка делается на оба.

На территории России на каждое застрахованное лицо Пенсионный фонд РФ (ПФР) открывает индивидуальный лицевой счет с постоянным страховым номером, при этом индивидуальный лицевой счет застрахованного лица ПФР хранит в течение всей жизни застрахованного лица (ст. 6 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Поэтому, на наш взгляд, вносить изменения в этот и другие учетные документы следует именно на основании нового паспорта.

Сотрудник поменял паспорт что делают кадровые работники в 2020 году
Оценка 5 проголосовавших: 1

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

8 800 350 84 37

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here