Сопроводительное письмо в государственную инспекцию труда образец в 2020 году

Самое важное в статье: "Сопроводительное письмо в государственную инспекцию труда образец в 2020 году". Актуальность информации вы всегда можете проверить, задав вопрос дежурному специалисту.

Soprovoditelnoe-Pismo.ru

Только эффективные сопроводительные письма!

Сопроводительное письмо к декларации по СОУТ, образец

Передавая данные по СОУТ в Государственную инспекцию по труду, необходимо направить сопроводительное письмо к декларации по СОУТ, образец которого вы можете взять за основу при подготовке письма. При определении перечня передаваемого пакета документов, необходимо уточнить все данные в юридическом департаменте организации, чтобы пакет документации полностью соответствовал требованиям, действующим на момент отправки письма.

Сопроводительное письмо к декларации по СОУТ, образец

Общество с ограниченной ответственностью «Класс»
110110, г. Москва, Сигнальный проезд, д.№81, офис 28
ИНН 7711111312, КПП 771111216, ОГРН 5071222221714

Исх. №43 от 15.06.2018г. ГИТ по г. Москва

на № от 115582, Москва, ул.

Домодедовская, д. 24, корп. 3

О предоставлении декларации СОУТ

В соответствии с ФЗ-136 от 1 мая 2016 и Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 7 февраля 2014 г. N 80н предоставляем Декларацию и сведения о результатах проведения СОУТ в ООО «Класс».

  1. Декларация соответствий условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда на 6 л. в 2 экз.
  2. Заверенная копия заключения эксперта по результатам СОУТна 2 л. в 2 экз.
  3. Заверенная копия титульного листа отчета о проведении СОУТ на 1л. в 1 экз;
  4. Копия сводной ведомости результатов проведения СОУТ на 2л. 1 экз.

С уважением,
Генеральный директор ООО «Класс» Жирнов Жирнов Р.С.

Исполнитель:
инженер по охране труда
Летунов А.З.

8(495) ххх-хх-хх
e-mail: хххх@хххх.ru

Подача декларации по СОУТ в инспекцию по труду

Как происходит подача декларации СОУТ в инспекцию по труду: правила, куда и когда сдавать, кто обязан это делать, подробно расскажем в статье

Спецоценка условий труда (СОУТ) показывает отсутствие или наличие негативно влияющих на сотрудников факторов. После проверки составляется декларация в трудовую инспекцию по специальной оценки условий труда.

Для чего нужна декларация СОУТ

СОУТ предназначена для снижения тарифа страховых взносов за работающих, занятых на вредных профессиях. Людям, работающим в трудовых условиях, признанными безопасными, не положены доплаты за вредность. У фирм появляется мотивация внедрять трудовые места, отвечающие нормативам, — сотрудники здоровы, для компании облегчена финансовая нагрузка.

Внедрены списки вредных работ, согласно ним применяют дополнительные ставки страховых взносов, достигающие 8%.

Подробно о спецоценке читайте статью «Что такое СОУТ».

Таблица доптарифов страховых взносов

Классы присваивают согласно приказу Минтруда от 24.01.2014 №33н. Класс вредности допустимо понизить при помощи закупки для сотрудников средств защиты. После этого проводят спецоценку вне плана и присваивают пониженный класс вредности. Законодательно это разрешено, исключая 4 класс, его не понижают. Оценку организуют, как по требованиям императива, так и для снижения финансовой нагрузки на фирму.

Условия труда Класс Тариф
Оптимальные 1
Допустимые 2
3.1 2
3.2 4
Вредные 3.4 7
Опасные 4 8

Правила сдачи

Приказом Минтруда зафиксированы способы направления декларации по СОУТ в инспекцию по труду (ТИ):

  • подать декларацию в бумажном виде при посещении инспекции;
  • отправить документ почтой России. Форма письма заказная, обязательно приложите уведомление о вручении и перечень содержимого конверта;
  • сдать декларацию СОУТ в электронном виде на сайте инспекции по труду;
  • бланк перед отправкой подписывают ЭЦП руководства фирмы.

Куда сдавать отчетность СОУТ

Посмотрим, куда сдавать декларацию по СОУТ. Документ направляют в ТИ по месту регистрации фирмы. В ходе СОУТ проверяют трудовые места работающих работников в компании, включая офисы. Работодатель выясняет, насколько комфортно сотрудникам работать, и при признании условий комфортными приобретает право уплачивать взносы по низким ставкам. В ходе спецоценки принимают во внимание негативно влияющие на людей факторы, а не эстетические составляющие. Эксперт оценивает уровень шума, запыленности или отсутствие надлежащего освещения. Цвет стен, качество фурнитуры окон и дверей не учитывают. Измеряют тяжесть труда, факторы химического и биологического характера.

Оценку могут производить лица, имеющие аккредитацию. Они обладают специальными приборами и навыками. Компания не имеет права организовать СОУТ самостоятельно. Исполнитель СОУТ обладает аккредитацией, ее достоверность проверяют на сайте Минтруда. Аттестат оценщика поверяют там же.

Стоимость, устанавливаемая оценщиками, зависит от специфики работы фирмы, от общего числа мест. Выезд на объекты за пределами города расценивают дороже. При оценке производственных компаний требуются дополнительные замеры уровня шума и тяжести технологических процессов, следовательно, стоимость увеличивается. Также чем короче сроки исполнения, тем выше цена.

Перед оценочными мероприятиями составляют и подписывают у комиссии список мест, которые планируют оценить. Создают приказ о внедрении СОУТ, составляют график мероприятий. Для графика нет специального бланка, его составляют в произвольной форме согласно регламенту внутреннего документооборота компании. График, перечень и приказ хранятся в бухгалтерии.

Кто сдает декларацию по спецоценке условий труда

Кто должен проводить специальную оценку условий труда в организации? Документ предоставляет компания или ее представитель по доверенности. Декларация по спецоценке условий труда внедрена приказом Минтруда от 7.02.2014 г. №80н. Компания заполняет и отправляет декларацию в государственную трудовую инспекцию по месту нахождения в ходе тридцати дней с даты подписания отчета по спецоценке. ТИ рассматривает отчет десять рабочих дней и, если все верно заполнено, одобряет и регистрирует. Если декларация заполнена некорректно, то ее направляют в компанию с замечаниями.

Декларацию не сдают:

  • в местах работниках, состоящих в перечнях Постановления кабинета министров №10 от 26 января 1991;
  • на работе, позволяющей получить страховую пенсию по возрасту выше установленных сроков;
  • где полагается компенсационный пакет за труд с негативными факторами деятельности;
  • где зафиксированы неблагоприятно влияющие на трудящихся факторы.

Если в будущие пять лет на задекларированных трудовых местах не зафиксируют трагичных случаев или профзаболеваний, то годность декларации продлевают еще на пятилетие. Следовательно, компании освобождаются от СОУТ на пятилетний срок. При фиксации несчастного случая компания организует спецоценку вне плана, а действующая декларация аннулируется.

Читайте так же:  Оквэд розничная торговля компьютерами и периферийными устройствами в 2020 году

Как часто надо декларировать рабочие места

Материалы отчета о СОУТ действуют 5 лет спустя после проверки. По вновь созданным трудовым местам в фирме организуют спецоценку.

Бланк уточненной декларации по СОУТ

Декларацию компании направляют в ходе тридцати рабочих дней после принятия отчета о СОУТ. Декларация по спецоценке условий труда и когда ее надо сдавать, зафиксировано в пункте № 5 порядка, внедренного приказом Министерства труда и соцзащиты РФ от 7 февраля 2014 г. №80н.

Особенности заполнения

Вносят данные согласно правилам, изложенным в Письме Минтруда от 23.06.2014 №15-1/B-724. Условия заполнения: прописать название фирмы и расположение согласно учредительным документам. В данных, сдаваемых за места трудящихся, в филиалах без создания юрлица адресные данные прописывают не филиальные, а головного отдела. Название профессий переносят из карты спецоценки соответствующего трудового места. Количество рабочих заносят из карты СОУТ, номера трудовых мест заносят согласно графе №1 регистра мест, где осуществлялась оценка. Сходные трудовые места помечают литерой А по данным отчета о спецоценке. Вносят данные выводов экспертной комиссии, личные данные проверяющего.

Образец декларации СОУТ 2019

Информацию вносят последовательно:

  • должность — согласно утвержденному в компании перечню;
  • номера трудовых мест — переносят из отчета СОУТ. Их прописывают через запятую, промежутки через тире;
  • число рабочих, выполняющих работу на этих местах.

Далее заполняют реквизиты оформленного экспертного отчета: его дату и номер по порядку.

Декларация СОУТ, образец заполнения 2019 года:

С 2014 увеличены штрафы и санкции за правонарушения в области охраны труда. За отступление от сроков проведения СОУТ, должностных лиц оштрафуют в размере от 5 до 10 000 рублей. Юрлиц — от 60 000 до 80 000 руб. с приостановкой работы фирмы. По итогам СОУТ определяют другие меры поддержки рабочих (медосмотры, закупка СИЗ и пр.). За нарушения по каждому из них — штраф в пределах до 200 000 рублей.

Когда сдают уточненную декларацию по СОУТ

С 2016 года декларацию по СОУТ сдают фирмы, условия труда которых отмечены как оптимальные или допустимые. Нововведение внедрено Федеральным законом от 01.05.2016 №136-ФЗ. Этот бланк называют уточненная декларация по спецоценке трудовых условий. Если по заключению спецоценки обнаружено, что трудовые условия оптимальны, то фирма обязана сдать отчет в государственную трудовую инспекцию согласно №426-ФЗ от 28.12.2013.

Сопроводительное письмо к уточненной декларации

При обнаружении в поданной в налоговую инспекцию декларации каких-либо ошибок, повлекших занижение суммы налога, организации/ИП необходимо представить в ИФНС уточненную декларацию (ст. 81 НК РФ). А нужно ли к такой декларации прикладывать сопроводительное письмо?

Несколько слов об уточненке

Прежде чем мы расскажем о сопроводительном письме к корректировочной декларации, остановимся на нескольких «уточненных» нюансах:

  1. По общему правилу уточненная декларация представляется в ИФНС по месту учета организации/месту жительства ИП.
  2. Уточненная декларация сдается налогоплательщиком по форме, действовавшей в том периоде, за который она подается (п. 5 ст. 81 НК РФ).

Также нужно понимать, что если налогоплательщик допустил в декларации ошибки, которые не повлекли занижения суммы налога, то подача уточненной декларации – его право, а не обязанность.

Сопроводительное письмо в налоговую для уточненной декларации

Сопроводительное письмо к уточненной декларации не является обязательным элементом при отправлении уточненки. Однако никто не запрещает организации/ИП приложить к уточненной декларации подобное письмо.

В таком письме налогоплательщик может указать причины подачи уточенной декларации. К примеру, если вы сдали декларацию по НДС, а затем обнаружили, что учли в ней вычеты при отсутствии счетов-фактур и из-за этого в итоге «поплыла» сумма налога к уплате.

Образец сопроводительного письма к уточненной декларации

Сопроводительное письмо к уточненной декларации составляется в произвольной форме. Подписывает его руководитель организации/ИП или лицо, имеющее право подписи подобных документов на основании доверенности.

Количество необходимых экземпляров сопроводительного письма зависит от того, каким способом вы подаете саму уточненку:

  • если уточненную декларацию вы представляете в ИНФС лично, то вам понадобятся два экземпляра сопроводительного письма: один экземпляр вы отдадите вместе с уточненкой, а на втором налоговики поставят вам отметку о принятии;
  • если уточненку вы отправляете по почте, то достаточно одного экземпляра сопроводительного письма (для ИФНС). А то, что вместе с уточненной декларацией вы направили еще и сопроводительное письмо, будет видно из описи вложения, которая обязательна при отправке корреспонденции в инспекцию;
  • если уточненную декларацию вы отправляете по электронке, то и в этом случае достаточно одного экземпляра сопроводительного письма.

Приведем образец сопроводительного письма к уточненной декларации.

Сопроводительное письмо к декларации по спецоценке

По общему правилу работодатели должны были до конца 2018 года провести спецоценку условий труда на рабочих местах (СОУТ). И в отношении рабочих мест, на которых не выявлены вредные и/или опасные производственные факторы, а также условия труда на которых признаны оптимальными или допустимыми, нужно было подать в трудинспекцию декларацию по СОУТ, утв. Приказом Минтруда России от 07.02.2014 N 80н (п. 1 ст. 11 Федерального закона от 28.12.2013 N 426-ФЗ ). Действует такая декларация 5 лет с момента утверждения отчета о спецоценке, а затем его срок автоматически продляется на такой же срок (п. 4, 7 ст. 11 Федерального закона от 28.12.2013 N 426-ФЗ ). Но бывают исключения.

Когда действие декларации по СОУТ может прекратиться досрочно

Действие декларации по СОУТ прекращается в отношении конкретного рабочего места, если в период действия декларации (п. 5 ст. 11 Федерального закона от 28.12.2013 N 426-ФЗ ):

  • или с сотрудником, трудящимся на этом рабочем месте, произошел несчастный случай (не по вине третьих лиц);
  • или у работника выявлено профессиональное заболевание, причиной которого явилось воздействие вредных и/или опасных производственных факторов;
  • или трудинспекторами в отношении работника и/или на его рабочем месте выявлены нарушения государственных нормативных требований охраны труда.

В этом случае работодателю необходимо провести внеплановую спецоценку.

Читайте так же:  Разрешение на трудовую деятельность иностранным гражданам в 2020 году

О том, в каких еще случаях проводится внеплановая спецоценка, читайте в отдельном материале.

Подача новой декларации после внеплановой специальной оценки условий труда

Если условия труда по результатам внеплановой спецоценки будут признаны оптимальными/допустимыми, и рабочее место не будет признано «вредным», то в отношении этого рабочего места надо будет подать в трудинспекцию новую декларацию.

К самой декларации можно приложить сопроводительное письмо, в котором объяснить причины подачи этой декларации.

Сопроводительное письмо: направляем декларацию о спецоценке

Сопроводительное письмо к декларации не имеет унифицированной формы, поэтому составляется в произвольном виде и подписывается руководителем организации.

Сопроводительное письмо к декларации по СОУТ (образец)

Приведем образец сопроводительного письма к декларации (образец):

Инструкция: составляем и сдаем декларацию соответствия условий труда

Процедуру проводят на базе требований ФЗ от 28.12.2013 № 426 в отношении рабочих мест, условия на которых были признаны оптимальными или допустимыми. В законе говорится, что после того как утвержден отчет о проведении СОУТ, любое предприятие должно направить соответствующую декларацию в территориальный орган трудовой инспекции по своему местонахождению.

Приказом Минтруда России от 07.02.2014 № 80н утверждены образец и форма декларации по СОУТ, порядок заполнения и подачи. Последние поправки в этот алгоритм внесены Приказом Минтруда России от 14.11.2016 № 642н.

Для чего нужна декларация

В первую очередь ради интересов самой бюджетной организации. Она приобретает возможность сократить размер страховых взносов на персонал, для которых созданы приемлемые условия труда и которые не работают в опасных или вредных условиях.

Но есть специальности, изначально принадлежащие к вредным и опасным. И даже самый профессиональный руководитель не в силах уменьшить опасность этих работ. К ним относят, например:

  • шахтеров;
  • работников химической промышленности;
  • монтажников-высотников.

Для подобных специальностей закон установил дополнительные тарифы страховых взносов в сумме до 8 %. Классификация условий труда установлена методикой, утвержденной Приказом Минтруда от 24.01.2014 № 33н. Ниже представлена таблица с тарифами доплат за травматизм.

Понизить класс вредности предприятие может, если приобретет современные средства для индивидуальной защиты и улучшит орудия труда. Затем проводят внеплановую спецоценку и снизить класс вредности, допустим, с третьего на второй. Четвертый класс понизить нельзя.

Как часто декларировать рабочие места

Если за пять лет после сдачи декларации на тех рабочих местах, что в ней перечислены, не произошло несчастного случая или работник не приобрел профзаболевание (это должна установить медицинская комиссия), декларация автоматически продлевается еще на пять лет. Разрешено не проводить СОУТ по этим рабочим местам в этот период.

Если же случится несчастный случай или появятся иные причины (они перечислены в статье 17 закона № 426-ФЗ), то декларация в ГИТ после проведения спецоценки 2019 года аннулируется, а в организации придется провести внеплановую спецоценку.

Что будет, если не подать

Если документ подготовить и сдать позже, чем требуется, или не сдать вовсе, то работодателя оштрафуют на сумму до 80 000 рублей (ст. 5.27.1 КоАП). За повторное нарушение последует штраф уже до 200 000 рублей или приостановка деятельность предприятия на срок до 90 дней.

Куда подавать декларацию

Сдают образец заполнения декларации по СОУТ в трудовую инспекцию — в орган государственной инспекции по труду в подразделение по месту регистрации организации.

Кто сдает декларацию по спецоценке условий труда

Эта функция возложена на работодателя или его доверенное лицо. Бумага подается в трудовую инспекцию в течение 30 дней с той даты, когда утвержден отчет по спецоценке. Форма подачи допускается:

  • личная (посещение государственной инспекции по труду и передача документов лично);
  • электронная (передается в цифровом виде на официальном сайте Федеральной службы по труду и обязательно подписывается электронной цифровой подписью);
  • по почте (с описью и уведомлением о вручении).

Подается декларация соут в электронном виде на сайте инспекции по труду, в бумажном — непосредственно инспектору. Ведомство обязано осуществить проверку присланной декларации по рабочим местам в период до десяти рабочих дней и, если все оформлено правильно, принять и зарегистрировать документ. Если бумага содержит ошибки или в ней отсутствуют необходимые сведения, она возвращается на доработку.

Что включать в документ

Документ не подают в отношении ряда рабочих мест (даже при оптимальных или допустимых условиях труда на них, с учетом используемых индивидуальных и коллективных средств защиты):

  • труд на которых предоставляет право на досрочное назначение страховых пенсионных выплат по старости;
  • где персоналу при принятии на работу сразу дают гарантии и компенсации за взаимодействие с вредными или опасными трудовыми условиями;
  • на которых по итогам предыдущих аттестаций были зафиксированы вредные или опасные условия труда.

Особенности заполнения

Документ состоит из одного листа. Разобраться, как правильно заполнить декларацию по СОУТ 2019 году, помогут Приказы Минтруда и Письмо от 23.06.2014 № 15-1/B-724, где разъясняются главные требования. К ним относятся:

  • указание полного либо сокращенного названия предприятия или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя;
  • информация о руководителе;
  • указание адреса, как он приведен в уставной документации, и все необходимые коды (ОГРН, ИНН);
  • если данные подают за рабочие места, располагающиеся в филиале предприятия, который функционирует без образования юридического лица, указывают адрес главного подразделения организации;
  • перечисление названий должностей или специальностей служащих, рабочие места которых декларируют с обязательным приведением кодов этих специальностей;
  • количество сотрудников на базе данных спецоценки (третий раздел отчета);
  • индивидуальные номера рабочих мест на основе сведений карты СОУТ (можно найти в первой графе списка служебных мест, на которых проводилась спецоценка, второй раздел отчета);
  • отметка литерой А аналогичных рабочих мест (четвертая графа списка второго раздела отчета);
  • итоги СОУТ по декларируемым местам;
  • реквизиты экспертного заключения и Ф.И.О. эксперта.

Нужно ли подавать уточненную декларацию

С 01.05.2016 в документ разрешили включать участки деятельности предприятия, соответствующие первому и второму классам безопасности. Если по результатам осуществления СОУТ на предприятии выявлены такие специальности, оно должно уточнить ранее поданные сведения и внести в бумагу дополнительные данные. Для этой цели закон предоставляет всего 30 рабочих дней с момента вступления в силу новых требований, если первоначальный документ организация подала до 01.05.2016. То есть последний срок закончился еще 16.06.2016.

Читайте так же:  По достижении совершеннолетия подросток становится полноправным гражданином в 2020 году

Образец уточненной декларации по спецоценке условий труда

Практика СОУТ показывает, что она требуется только для безвредных и безопасных мест. Число организаций, которые могли сообщить ведомству по труду о выявлении рабочих мест, где не зафиксированы вредные или опасные факторы, было крайне мало. Это относится даже к офисным помещениям, где установлена компьютерная техника и требуется оценивать уровень освещенности. Этот показатель, вкупе с фиксированной рабочей позой, не позволял декларировать условия как нормальные. По этим причинам разработан ФЗ от 01.05.2016 № 136, позволивший сдавать бумагу тем предприятиям, которые сумели оборудовать для персонала оптимальные и допустимые рабочие места.

Как написать сопроводительное письмо для передачи документов

Зачем нужно писать сопроводительное письмо

Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий. Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Чаще всего сопровождение оформляется:

  • к договору на подпись;
  • при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
  • к акту сверки;
  • к коммерческому предложению;
  • к документации в налоговую инспекцию;
  • к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
  • к исполнительной документации;
  • к кадровой документации.

Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте.

Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации. Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).

Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено. Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату. Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.

Структура сопроводительного письма

Переписка организаций регулируется ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003. Структура и реквизиты могут различаться в деталях, в зависимости от типа сопровождения, но в целом выглядят следующим образом:

  1. Адресат (наименование и адрес организации, имя и должность сотрудника, которому направляются документы).
  2. Номер и дата обращения.
  3. Содержание.
  4. Перечень прилагаемых документов.
  5. Лицо, подтверждающее достоверность.
  6. Контакты.

Нумеруются сопроводиловки по правилам делопроизводства организации, как и другую корреспонденцию. В настоящее время правила делопроизводства относятся к внутренним вопросам предприятия и устанавливаются локальными актами. Правила Госстандарта требуют от компаний формулировки и фиксации принципов делопроизводства (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД). При отправке сопровождения в ответ на обращение адресата, под номером отправления можно указать его исходящий номер и дату. Также текст можно начать с фразы: «На ваше обращение исх. №… от …».

В случаях, когда общение должно происходить с непосредственным исполнителем, его контакты необходимо указать. Настоящая информация чаще всего проставляется в нижнем левом углу бланка. Рекомендуется указывать фамилию, инициалы (полностью или кратко), номер телефона или адрес электронной почты.

Содержание

Разберемся, что писать в сопроводительном письме. Текст рекомендуется начинать с фраз: «Направляем вам…», «Высылаем вам…» с последующим кратким обобщенным наименованием бумаг, к которым прикладывается сопровождение. Поименное указание каждого элемента именно в этой части текста необязательно, поскольку для этого предусмотрен другой раздел.

Далее по тексту рекомендуется проинструктировать получателя, какие действия и в какие сроки ожидаются от него. Для этого можно использовать такие фразы:

  • прошу подтвердить получение;
  • прошу подписать и возвратить в срок;
  • прошу согласовать и возвратить с комментариями или направить протокол разногласий;
  • прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
  • прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации;
  • прошу информировать установленным порядком.

Выделение жирным или курсивным шрифтом важных мест, чтобы расставить акценты, не запрещено.

Перечень прилагаемой документации

Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции. При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента. При этом желательно полностью указывать реквизиты. В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета.

  1. Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.
  2. Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.

Итого 2 документа на 13 листах.

Оформление сопроводительного письма

Согласно общепринятым нормам переписки, вся исходящая корреспонденция оформляется на официальном бланке организации с указанием наименования, реквизитов, полного почтового адреса (это особенно важно, если предполагается ответ по обычной почте) и других контактных данных.

Требований к оформлению и содержанию текста нет, письмо составляется в свободной форме. Но необходимо соблюдать правила деловой переписки, а также избегать двусмысленности в формулировках.

Сопроводительное письмо к документам

В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.

К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего

Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

  • к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
  • к декларациям в ФНС, ФСС;
  • к договору на подпись контрагентам;
  • к коммерческому предложению;
  • к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.
Читайте так же:  Обязанности работника при увольнении по собственному желанию в 2020 году

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Структура документа

Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

  • должность получателя и его ФИО;
  • наименование компании или ведомства;
  • адрес компании или ведомства.

Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».

После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.

Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.

Текст сопроводительного письма

Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

  • «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
  • «Просим информировать установленным порядком»;
  • «Просим согласовать и возвратить с комментариями».

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».

Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

  • название документа нужно писать полное;
  • отмечают количество экземпляров документа;
  • отмечают, сколько листов содержит каждый документ.

Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

Важные нюансы

  1. Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
  2. Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
  3. Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
  4. Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.

Общество с ограниченной ответственностью «Запад»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667

Генеральному директору ООО «Север»
Алексееву Петру Петровичу
610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А
тел. 89012345678

Исх. №112
12.12.2019 г.

Уважаемый Петр Петрович!

Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.

  1. Акт приема-передачи оборудования №41 от 11.12.2019 в 2 экз. на 2 л.
  2. Счет-фактура №53 от 11.12.2019 в 1 экз. на 1 л.
  3. Отчет об оказании услуг №23 от 11.12.2019 в 1 экз. на 6 л.

Итого: 4 экз. на 9 л.

С уважением,
генеральный директор ООО «Запад»
Санников Тимур Тимурович

Сопроводительное письмо к декларации по СОУТ (образец)

Специальная оценка условий труда (СОУТ) в организации состоит из нескольких важных стадий. Одной из окончательных выступает согласование материалов такой проверки с государственными органами надзора в области труда.

Зачем нужно писать сопровождение

Законодательство об охране труда и в частности о проведении оценки условий труда предусматривает стадию согласования отчета. Эта стадия осуществляется специальной организацией в отношении сотрудников компании и государственной инспекцией по труду (ГИТ), которая выполняет надзор в сфере охраны труда.

Типовое письмо согласование в государственную инспекцию

Такая обязанность возникает во всех случаях и касается всех работодателей, проводящих процедуру оценки. Обязанность подать сопроводительное письмо в трудовую инспекцию по результатам СОУТ обусловлена необходимостью проверки соответствия результатов оценки действующему законодательству об охране труда.

Читайте так же:  Разработка проекта планировки территории линейного объекта в 2020 году

Оценка проводится за счет собственных средств компании и в отношении персонала. В таком случае не исключены нарушения в сфере регулирования охраны труда в части занижения уровня опасности и игнорирования факторов угрозы для здоровья гражданина. Именно поэтому согласование с государственной инспекцией является одной из важнейших стадий, которая также призвана защитить права работника.

На основании данного документа и декларации СОУТ в целом государственная инспекция делает вывод о законности проведения оценки, а также о соответствии выводов, сделанных по поводу каждого рабочего места, условиям труда.

Важно! В случае нарушения сроков или полного непредставления сопроводительного письма к декларации в отношении руководства организации будут применены меры наказания.

Общая процедура СОУТ и в частности этап согласования

Существуют ли требования к сопроводиловке

Федеральным законодательством также установлены специальные требования к такому документу. Приказом министерства труда устанавливаются нормативы составления и пример заполнения документа.

Помимо наличия определенной информации, письмо в обязательном порядке должно направляться в течение 30 дней после завершения проверки и не позже. В случае нарушения установленного срока в отношении должностных лиц инспекцией будут наложены меры административного характера.

Для отправки законодательством предусмотрено несколько способов:

  • Почтовое отправление специальным заказным письмом с описью вложения. Такой способ менее всего популярен, так как доставка происходит в течение длительного времени. Учитывая обратный ответ от государственный инспекция труда, который выдается в течение 30 дней, срок утверждения результатов может затянуться. При этом нередки случаи потери пакетов документации на почте.
  • Отправка материалов в электронной форме. Такой способ пока еще набирает популярность. Он позволяет в кратчайшие сроки доставить на рассмотрение инспекции весь необходимый пакет. Однако для его применения руководству потребуется оформить квалифицированную защищенную электронную подпись, так как без ее наличия документы не будут приняты в государственном органе.
  • Нарочный способ доставки считается самым надежным. Для этого необходимо направить пакет документов в приемное время лично или с помощью курьера в государственную инспекцию труда, находящуюся по месту регистрации компании, где получить отметку о принятии документации.

Важно! Кроме того, сопроводительное письмо в обязательном порядке должно содержать «живые» подписи руководителей и ответственных лиц, а также всю информацию, перечень которой содержится в письме минтруда. В противном случае государственный орган не примет пакет документов и отправит его на доработку без продления сроков повторной подачи.

Заседание государственной инспекции труда по согласованию заключения о соут

Какие документы подаются вместе декларацией по СОУТ в ГИТ

Помимо сопроводительного письма, составленного по правилам делопроизводства и с учетом требований федерального законодательства, в ГИТ подается непосредственно сама декларация о проведении проверки. К пакету документов прилагается также заключение созданной на предприятии комиссии и протокол ее заседания на предмет соответствия проводимой оценки нормам охраны труда. Также в ГИТ подаются сведения о самой организации и специализированной компании, которая проводила оценку условий труда. При этом во многом такая информация дублируется в самой декларации по оценке.

Пакет документов подается в полном составе, исключается возможность его передачи по частям, так как в инспекции данному обращению присваивается свой идентификационный номер.

Непосредственное осуществление оценки на предприятии

Как написать сопроводительное письмо для декларации соответствия условий труда

Составлением такого документа по обыкновению занимается ответственный специалист по охране труда. Это может сделать также руководитель такого подразделения или сам глава организации. Такой акт помимо определенной формы, которая установлена в федеральном законодательстве, должен содержать всю полноту информации об организации. Обязательно должен быть указан предмет направления: проведение оценки труда.

Организация должна соблюдать сроки направления в течение 30 дней с момента окончания оценки и вынесения общего решения специалистами.

Обратите внимание! Для соблюдения срока необходимо своевременно направить такой акт одним из способов и обозначить дату его издания и порядковый внутренний номер организации.

Особенности составления сопроводительного письма в ГИТ по результатам СОУТ

К особенностям составления данного локального акта относится официальный стиль оформления. Не допускаются вольные обращения к главе государственного органа, незаконные требования о сокращении сроков рассмотрения обращения.

Также не допускаются оскорбления в адрес государственных служащих и вольная интерпретация законодательных норм. На бланк документа должна быть нанесена «живая» печать предприятия, а руководитель не должен использовать при подписи факсимиле. В некоторых случаях при наличии наносится и герб (эмблема) компании. Все эти отметки подтверждают подлинность документа.

Сопроводительное письмо к декларации по СОУТ: образец

В соответствии с информационными письмами Минтруда установлен образец для написания сопроводительного письма в гос органы для направления декларации.

Полностью согласованная государственными органами типовая декларация

В нем должны быть указаны в обязательном порядке:

  • Наименование организации, ее юридический и фактический адрес нахождения, а также почтовые и электронные контакты для связи.
  • Инициалы ответственного руководителя штатного подразделения или главы организации, который направляет такой документ.
  • Установленная форма обращения и адрес государственной инспекции труда по месту нахождения;
  • Обращение в установленной письмом Минтруда форме, в котором говорится о направлении декларации о проведении и окончании оценки и приводится просьба о рассмотрении результатов в соответствии с законодательством.
  • Приложения с перечислением всех прилагаемых документов и актов о проведении оценки, при этом вся перечисленная документация должна предоставляться не копиями, а в оригиналах.

Обратите внимание! Такой акт должен изготавливаться в обязательном соответствии с ГОСТ по делопроизводству и содержать печать организации.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

В итоге сопроводительное письмо к декларации по СОУТ, образец которого описан в этой статье, выступает как обязательная часть мероприятий по охране труда. Несоблюдение сроков и формы его составления повлечет за собой наложение мер ответственности на должностных лиц компании.

Сопроводительное письмо в государственную инспекцию труда образец в 2020 году
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here