Сопроводительное письмо к паспорту безопасности образец в 2020 году

Самое важное в статье: "Сопроводительное письмо к паспорту безопасности образец в 2020 году". Актуальность информации вы всегда можете проверить, задав вопрос дежурному специалисту.

Сопроводительное письмо к документам

В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.

К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего

Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

  • к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
  • к декларациям в ФНС, ФСС;
  • к договору на подпись контрагентам;
  • к коммерческому предложению;
  • к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Структура документа

Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

  • должность получателя и его ФИО;
  • наименование компании или ведомства;
  • адрес компании или ведомства.

Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».

После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.

Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.

Текст сопроводительного письма

Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

  • «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
  • «Просим информировать установленным порядком»;
  • «Просим согласовать и возвратить с комментариями».

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».

Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

  • название документа нужно писать полное;
  • отмечают количество экземпляров документа;
  • отмечают, сколько листов содержит каждый документ.

Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

Важные нюансы

  1. Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
  2. Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
  3. Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
  4. Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.

Общество с ограниченной ответственностью «Запад»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667

Читайте так же:  Отсрочка исполнения обязательств устанавливаемая правительством в 2020 году

Генеральному директору ООО «Север»
Алексееву Петру Петровичу
610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А
тел. 89012345678

Исх. №112
12.12.2019 г.

Уважаемый Петр Петрович!

Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.

  1. Акт приема-передачи оборудования №41 от 11.12.2019 в 2 экз. на 2 л.
  2. Счет-фактура №53 от 11.12.2019 в 1 экз. на 1 л.
  3. Отчет об оказании услуг №23 от 11.12.2019 в 1 экз. на 6 л.

Итого: 4 экз. на 9 л.

С уважением,
генеральный директор ООО «Запад»
Санников Тимур Тимурович

Документы для получения паспорта безопасности

После того, как произведена разработка паспорта безопасности, необходимо оформить комплект документов для подачи его на регистрацию. Ниже представлены списки документов для регистрации и перерегистрации паспорта безопасности.

1. Первичная регистрация паспорта безопасности

Для всех видов продукции:

  • Сопроводительное письмо (см. образец)
  • Заявка, подписанная руководителем организации и имеющая синюю печать для каждого ПБ, представляемого на регистрацию (см. образец)
  • Титульный лист паспорта безопасности (должен иметь оборотную сторону заданного образца) в трех экз. (см. образец)
  • Текст паспорта безопасности, содержащий 16 разделов в 1 экз. (см. образец)
  • Копия нормативного документа, по которому выпускается продукция (ГОСТ, ТУ, ОСТ, СТО и др.)
  • Копии других документов при наличии (протоколы исследований, свидетельства, заключения и др.)
  • Копия платежного поручения об оплате
  • Информационное письмо о составе продукции (см. образец)

Для импортируемой продукции (дополнительно):

  • Копия (Material) Safety Data Sheet — (M) SDS на английском языке (для зарубежных поставок продукции) в 1 экз.
  • Копия (Material) Safety Data Sheet — (M) SDS на русском языке в 1 экз.

Для пестицидов и агрохимикатов (дополнительно):

  • Экспертное заключение (копия) по токсиколого-гигиенической оценке препарата ФНЦГ им.Ф.Ф. Эрисмана или других научно-исследовательских учреждений, аккредитованных Минздравом России в 1 экз.
  • Материалы по экологической оценке продукции (при наличии) в 1 экз.
  • Свидетельство о государственной регистрации пестицида (агрохимиката) в 1 экз.
  • Рекомендации по применению в 1 экз.
  • Образец тарной этикетки в 1 экз.

2. Перерегистрация паспорта безопасности

  • Сопроводительное письмо с указанием причины перерегистрации
  • Заявка на перерегистрацию для каждого ПБ, представляемого на перерегистрацию
  • Титульный лист паспорта безопасности (должен иметь оборотную сторону заданного образца) в трех экз.
  • Текст паспорта безопасности, содержащий 16 разделов в 1 экз.
  • Копия нормативного документа на продукцию (ГОСТ, ТУ, ОСТ, СТО и др.)
  • Копии других документов при наличии (протоколы исследований, свидетельства, заключения и др.)
  • Копия платежного поручения об оплате

При перерегистрации ПБ присваивается новый регистрационный номер с новым сроком действия.

Паспорт безопасности подлежит перерегистрации:

  • По истечении установленного срока действия
  • В случае изменения в период установленного срока действия каких-либо данных в титульном (учетном) листе паспорта безопасности

В случае реорганизации юридического лица в форме разделения или выделения (когда новое юридическое лицо не является правопреемником предыдущего), получения нового кода ОКПА происходит первичная регистрация ПБ, старый ПБ прекращает свое действие.

При изменении юридического адреса, формы собственности и сохранении прежнего кода ОКПО происходит перерегистрация ПБ.

Внесение любых изменений в титульный лист паспорта безопасности не допускается и может быть осуществлено только в порядке перерегистрации ПБ

Регистрация паспорта безопасности включает:

  • Входной контроль регистрационных документов, представляемых заявителем
  • Экспертизу паспорта безопасности на соответствие требованиям ГОСТ 30333-2007
  • Установление срока действия паспорта безопасности
  • Включение регистрационных реквизитов ПБ в регистр паспортов безопасности Росстандарта
  • Выдачу заявителю титульного (учетного) листа ПБ с подлинными регистрационными реквизитами в двух экземплярах

При несоответствии представленного заявителем паспорта безопасности (ПБ) требованиям ГОСТ 30333-2007, документы возвращаются заявителю для доработки и повторного представления. Повторное представление осуществляется без дополнительной оплаты. Паспорт безопасности должен быть представлен в бумажном виде.

ВНИМАНИЕ: исправленные ПБ в обязательном порядке нужно направлять вместе с сопроводительным письмом (образец)

Случаи описания продукции в различных паспортах безопасности.

Идеология межгосударственного стандарта ГОСТ 30333-2007 направлена на объективную оценку опасных свойств объекта паспортизации, поэтому в едином паспорте безопасности не могут рассматриваться:

  • Разные агрегатные состояния продукции
  • Продукция отличающаяся по своим опасным свойствам, упаковкой, физико-химическими свойствами, пожароопасными характеристиками и пр.
  • Продукция, выпускаемая по различным НД

В паспорте безопасности могут быть объединены только марки, состав которых одинаков.

Готовый Комплект Документов По Антитеррористической Безопасности! Скачать Бесплатно!

Приветствую, уважаемые друзья! В связи с повышенным риском террористических актов, актуальным вопросом является обеспечение антитеррористической безопасности в организациях. Не беспокойтесь, Блог Инженера и Ко спешат вам на помощь!

Антитеррористическая безопасность — важный аспект жизнедеятельности

Предлагаю вам абсолютно бесплатно скачать готовый комплект документов по антитеррористической безопасности на примере образовательного учреждения.

В комплекте документов по антитеррористической безопасности условно есть две папки:

Папка №1 — Законодательные и нормативные акты по антитеррористической защищённости.
Папка №2 — Нормативные документы по организации антитеррористической работы в образовательном учреждении.

Приведу содержание этих папок, а всё остальное смотрите в исходном документе.

ПАПКА № 1
Законодательные и нормативные акты по антитеррористической защищённости

В папке должны находиться: Федеральные законы, Указы Президента Российской Федерации, Постановления Правительства Российской Федерации, приказы и другие документы МЧС России, нормативно-правовые акты Республики Крым, приказы, инструктивные письма, изданные департаментом образования и науки Республики Крым, касающиеся антитеррористической защищённости, муниципальные постановления, приказы, инструктивные письма.

1. Федеральный закон от 28 декабря 2010 г. № 390-ФЗ «О безопасности» (с изменениями и дополнениями).

Настоящий Закон закрепляет правовые основы обеспечения безопасности личности, общества и государства, определяет систему безопасности и ее функции, устанавливает порядок организации и финансирования органов обеспечения безопасности, а также контроля и надзора за законностью их деятельности.

2. Федеральный закон от 6 марта 2006 года № 35-ФЗ «О противодействии терроризму» (с изменениями и дополнениями).

Читайте так же:  Проверить готовность социальной карты московской области в 2020 году

Настоящий Федеральный закон устанавливает основные принципы противодействия терроризму, правовые и организационные основы профилактики терроризма и борьбы с ним, минимизации и (или) ликвидации последствий проявлений терроризма, а также правовые и организационные основы применения Вооруженных Сил Российской Федерации в борьбе с терроризмом.

3. Указ Президента от 12 мая 2009 года № 537 «О стратегии национальной безопасности Российской Федерации до 2020 года».
4. Указ Президента от 15 февраля 2006 № 116 «О мерах по противодействию терроризма».
5. Закон РФ от 11 марта 1992 года № 2487-1 «О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями).
6. Письмо Министерства образования РФ «О проведении учебных занятий по вопросам противодействия химическому и биологическому терроризму» от 15 октября 2001 г. № 42-15/42-11.
7. Постановление Совета министров Республики Крым от 25 ноября 2014 г. № 466 «О мерах и требованиях по обеспечению антитеррористической защищенности объектов с массовым пребыванием людей, расположенных на территории Республики Крым».
8. Указ Главы Республики Крым от 15 апреля 2014 г. № 2 «О создании антитеррористической комиссии в Республике Крым».
9. Письмо Министерства образования и науки РФ от 4 июня 2008 г. № 03-1423 «О методических рекомендациях».
10. Постановление Правительства РФ от 25 декабря 2013 г. № 1244 «Об антитеррористической защищенности объектов (территорий)».
11. Указ Президента РФ от 26 июля 2011 г. № 988 «О Межведомственной комиссии по противодействию экстремизму в Российской Федерации».

Примечание к папке №1 Содержание всех вышеуказанные законодательных и нормативных актов в папке не приводится, но это не проблема; вам в помощь К+, Гарант и т.п. Кроме всего прочего, при поиске вам надо будет учесть законодательные и нормативные акты вашего региона. В данной папке, в то числе приводятся законодательные и нормативные акты действующие на территории Крыма

ПАПКА № 2

Нормативные документы
по организации антитеррористической работы в образовательном учреждении

СКАЧАТЬ КОМПЛЕКТ

ГОТОВЫЙ КОМПЛЕКТ ДОКУМЕНТОВ ПО АНТИТЕРРОРИСТИЧЕСКОЙ БЕЗОПАСНОСТИ В ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ

Бонусом к данной заметке будет вот эта инфографика «Поведение в чрезвычайных ситуациях, вызванных действием террористов» (нажмите на картинку, чтобы сохранить в исходном размере):

Актуализация паспорта безопасности объекта

Часто возникает ситуация, когда на предприятии требуется актуализация паспорта безопасности . Происходить это может по многим причинам: вышел срок действия документа, изменились реквизиты организации, изменился периметр объекта и т. д.

Требования к данной процедуре могут отличаться в зависимости от нормативно-правового акта на основании которого был разработан ваш антитеррористический паспорт.

Специалисты компании Росбезопасность® помогут оперативно актуализировать паспорт безопасности вашего учреждения, объекта, территории.

В каких случаях нужна актуализация паспорта безопасности объекта?

В соответствии с действующим законодательством актуализация паспорта безопасности объекта проводится в нескольких случаях:

  • при изменении организационно-правовой формы, наименования и типа объекта паспортизации, организации охраны и защиты предприятия, а также изменения его оснащения техническими средствами обеспечения безопасности
  • при смене основного назначения;
  • изменении общей площади и границ здания (территории);
  • при появлении новых угроз террористического характера;
  • в случае возведения в границах учреждения либо в непосредственной близости к нему каких-либо объектов.

По действующему законодательству актуализация паспорта безопасности объекта проводится в порядке, который установлен для его разработки. Другими словами, при наступлении вышеуказанных обстоятельств, требуется повторно организовать процедуру обследования и категорирования объекта, а также разработать и согласовать документ в компетентных органах.

Стоит отметить, что актуализация паспорта антитеррористической безопасности с повторным согласованием с территориальными подразделениями МЧС, МВД и ФСБ, требуется не во всех случаях, это зависит от нормативно-правового акта по которому был изготовлен документ.

Для разъяснения по этому вопросу можете обратиться в компанию РосБезопасность®.

Как правильно отобразить изменения, которые произошли на объекте?

Необходимо отобразить в листе учета корректировок с указанием даты, причины и номеров страниц которых коснулись изменения. Затем, не более, чем в течение 3-х дней необходимо в письменной форме уведомить об этом согласующие органы.

В том случае, если актуализацию паспорта безопасности необходимо провести с его последующим согласованием, то после внесения правок, актуализированный антитеррористический паспорт необходимо сдать на повторное согласование с новым титульным листом.

Другими словами, если документ в Вашем учреждении разработан по 272 постановлению, то при вышеуказанных изменениях его необходимо заново «пересогласовать» с органами местного самоуправления и другими заинтересованными службами.

Приложение N 2. Образец сопроводительного письма в Государственную экспертизу проектов МЧС России

Главы городского округа город Воронеж

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

от 10 мая 2006 г. N 266-р

Образец
сопроводительного письма в Государственную экспертизу проектов МЧС России

Заместитель главы — начальник

управления по делам ГОЧС

в составе администрации

городского округа город Воронеж

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Сопроводительное письмо к паспорту безопасности образец в 2020 году

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Читайте так же:  Представление прокуратуры об устранении нарушений бюджетного законодательства в 2020 году

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Письмо Министерства промышленности и торговли РФ от 1 октября 2019 г. № ПГ-13-8146 О разъяснении положений ГОСТ 30333-2007 «Паспорт безопасности химической продукции. Общие требования»

Департамент химико-технологического комплекса и биоинженерных технологий Минпромторга России рассмотрел Ваше обращение по вопросу разъяснения положений ГОСТ 30333-2007 «Паспорт безопасности химической продукции. Общие требования» и сообщает.

1. Согласно пункту 37 Технического регламента Евразийского экономического союза «О безопасности химической продукции» (ТР ЕАЭС 041/2017) паспорт безопасности при поставках химической продукции должен включаться в состав сопроводительной документации на химическую продукцию.

Технический регламент принят Решением Совета Евразийской экономической комиссии от 03 марта 2017 г. N 19 и вступит в силу со 2 июня 2021 года при выполнении условий, указанных в указанном Решении.

В настоящее время на территории Российской Федерации действует ГОСТ 30333-2007 «Паспорт безопасности химической продукции. Общие требования» и Рекомендации по составлению ПБ Р 50.1.102-2014 «Составление и оформление Паспорта безопасности химической продукции», являющиеся добровольными для применения. Наличие паспорта безопасности может быть прописано во внутренних правилах и инструкциях перевозчиков, транспортных компаний, портов, таможенных служб и т.д.

2. В случае, если производитель (поставщик) составляет паспорт безопасности РФ по ГОСТ 30333-2007, то в соответствии с частью 3 статьи 26 Федерального закона N 162-ФЗ «О стандартизации Российской Федерации» «Применение национального стандарта является обязательным для изготовителя и (или) исполнителя в случае публичного заявления о соответствии продукции национальному стандарту, в том числе в случае применения обозначения национального стандарта в маркировке, в эксплуатационной или иной документации, и (или) маркировки продукции знаком национальной системы стандартизации». Таким образом, производитель (поставщик) обязан соблюдать все положения указанного документа по стандартизации, включая указанные в ГОСТ 30333 требования к регистрации паспорта безопасности.

3. Порядок регистрации Паспорта безопасности описан во временной инструкции о порядке разработки и регистрации паспорта безопасности вещества (материала), утвержденной заместителем председателя Госстандарта России 05.07.1994 г., которая разработана во исполнение постановления Госстандарта России от 27.07.1993 г. N 187.

4. В соответствии с приказом Росстандарта N 963 от 11.06.2014 «О совершенствовании деятельности Информационно-аналитического центра по безопасности веществ и материалов» и согласительными письмами ФГУП «ВНИИ СМТ» и Ассоциации «НП КИЦ СНГ» № 41-06/70-85 и N 11/01-ЕВ-2017 от 17.01.2017 с 17 января 2017 года деятельность по экспертизе и регистрации/перерегистрации вместе с регистрационной базой и штатом экспертов передана в Ассоциацию «НП КИЦ СНГ».

Сведения о зарегистрированных паспортах безопасности заносятся в базу данных «Регистр паспортов безопасности Российской Федерации и стран СНГ» (свидетельство о государственной регистрации N 2018670022).

Заместитель директора
Департамента химико-технологического
комплекса и биоинженерных технологий
П.В. Филаткин

Обзор документа

Со 2 июня 2021 г. вступит в силу техрегламент «О безопасности химической продукции», согласно которому паспорт безопасности при поставках химической продукции должен включаться в состав сопроводительной документации.

Сейчас действуют ГОСТ 30333-2007 «Паспорт безопасности химической продукции. Общие требования» и Рекомендации по составлению ПБ Р 50.1.102-2014 «Составление и оформление Паспорта безопасности химической продукции» для добровольного применения. Наличие паспорта безопасности может быть прописано во внутренних правилах и инструкциях перевозчиков, транспортных компаний, портов, таможенных служб и т. д.

Если производитель (поставщик) составляет паспорт безопасности по ГОСТ 30333-2007, то он обязан соблюдать все положения этого документа, включая требования к регистрации паспорта.

С 17 января 2017 г. деятельность по экспертизе и регистрации/перерегистрации вместе с регистрационной базой и штатом экспертов передана в Ассоциацию «НП КИЦ СНГ».

Сведения о зарегистрированных паспортах заносятся в базу данных «Регистр паспортов безопасности Российской Федерации и стран СНГ».

Порядок согласования Паспорта безопасности объекта спорта

После проведения категорирования и разработки Паспорта безопасности объекта спорта необходимо организовать его согласование. В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 06.03.2015 № 202 согласование Паспорта безопасности объекта спорта осуществляется в течении 30 дней после его разработки. Стоит отметить, что паспорт должен быть разработан в срок не более 3-х месяцев с даты проведения обследования и категорирования. Паспорт безопасности объекта спорта согласовывается с территориальными подразделениями МВД и ФСБ.

На практике согласовать Паспорт безопасности в 30-тидневный срок практически невозможно. Данный документ сдается под сопроводительное письмо в один из компетентных органов. После чего в соответствии с 59 ФЗ документ рассматривается компетентным органом. После согласования документа в одном компетентном органе его необходимо сдать в следующую согласующую инстанцию, которая также может рассматривать документ до 30 дней. Стоит отметить, что в соответствии с данным федеральным законом государственный орган, рассматривающий обращение о согласовании паспорта имеет право увеличить срок рассмотрение еще на 30 дней. Таким образом при отсутствии замечаний со стороны согласующих инстанций Ваш паспорт безопасности будет согласован через 60 дней.

При этом данный документ необходимо направлять в тот или иной согласующий орган под сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо готовится в 2-х экземплярах. Один экземпляр остаются в государственном органе, на другом проставляется отметка с указанием даты принятия на согласование. Данное письмо поможет Вам обосновать отсутствие паспорта в случае проверки Вашей организации надзорными органами.

После того как паспорт согласован с территориальными подразделениями МВД и ФСБ необходимо по одному экземпляру сдать на хранение в компетентные органы. Один экземпляр остается на объекте. При этом стоит отметить, что сдавать на хранение данный документ необходимо также под сопроводительные письма.

Читайте так же:  Расторжение договора найма по соглашению сторон образец в 2020 году

Если у Вас возникли сложности при самостоятельном согласовании паспорта безопасности объекта спорта обратитесь к нашим специалистам – консультация предоставляется бесплатно.

Как написать сопроводительное письмо для передачи документов

Зачем нужно писать сопроводительное письмо

Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий. Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.

Чаще всего сопровождение оформляется:

  • к договору на подпись;
  • при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
  • к акту сверки;
  • к коммерческому предложению;
  • к документации в налоговую инспекцию;
  • к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
  • к исполнительной документации;
  • к кадровой документации.

Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте.

Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации. Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).

Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено. Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату. Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.

Структура сопроводительного письма

Переписка организаций регулируется ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003. Структура и реквизиты могут различаться в деталях, в зависимости от типа сопровождения, но в целом выглядят следующим образом:

  1. Адресат (наименование и адрес организации, имя и должность сотрудника, которому направляются документы).
  2. Номер и дата обращения.
  3. Содержание.
  4. Перечень прилагаемых документов.
  5. Лицо, подтверждающее достоверность.
  6. Контакты.

Нумеруются сопроводиловки по правилам делопроизводства организации, как и другую корреспонденцию. В настоящее время правила делопроизводства относятся к внутренним вопросам предприятия и устанавливаются локальными актами. Правила Госстандарта требуют от компаний формулировки и фиксации принципов делопроизводства (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД). При отправке сопровождения в ответ на обращение адресата, под номером отправления можно указать его исходящий номер и дату. Также текст можно начать с фразы: «На ваше обращение исх. №… от …».

В случаях, когда общение должно происходить с непосредственным исполнителем, его контакты необходимо указать. Настоящая информация чаще всего проставляется в нижнем левом углу бланка. Рекомендуется указывать фамилию, инициалы (полностью или кратко), номер телефона или адрес электронной почты.

Содержание

Разберемся, что писать в сопроводительном письме. Текст рекомендуется начинать с фраз: «Направляем вам…», «Высылаем вам…» с последующим кратким обобщенным наименованием бумаг, к которым прикладывается сопровождение. Поименное указание каждого элемента именно в этой части текста необязательно, поскольку для этого предусмотрен другой раздел.

Далее по тексту рекомендуется проинструктировать получателя, какие действия и в какие сроки ожидаются от него. Для этого можно использовать такие фразы:

  • прошу подтвердить получение;
  • прошу подписать и возвратить в срок;
  • прошу согласовать и возвратить с комментариями или направить протокол разногласий;
  • прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
  • прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации;
  • прошу информировать установленным порядком.

Выделение жирным или курсивным шрифтом важных мест, чтобы расставить акценты, не запрещено.

Перечень прилагаемой документации

Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции. При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента. При этом желательно полностью указывать реквизиты. В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета.

  1. Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.
  2. Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.

Итого 2 документа на 13 листах.

Оформление сопроводительного письма

Согласно общепринятым нормам переписки, вся исходящая корреспонденция оформляется на официальном бланке организации с указанием наименования, реквизитов, полного почтового адреса (это особенно важно, если предполагается ответ по обычной почте) и других контактных данных.

Требований к оформлению и содержанию текста нет, письмо составляется в свободной форме. Но необходимо соблюдать правила деловой переписки, а также избегать двусмысленности в формулировках.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Как писать сопроводительное письмо к документам

Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003 . Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

  • на фирменном бланке;
  • с указанием даты и регистрационного номера.

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

О направлении ответа на претензию

Тема, определяющая его цель

Сопроводительное письмо передаваемых документов

Читайте так же:  Основанием для выплаты денежного довольствия сотруднику является в 2020 году

Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества

Уважаемый Иван Иванович!

В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.

Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.

По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.

Перечень приложений. Вежливая подпись

  1. Договор поставки, количество листов.
  2. Товарная накладная, количество листов.
  3. Заказ-наряд, количество листов.
  4. Фото установленного баннера, количество листов.

Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.

ФИО и контакты исполнителя.

Пример сопроводительного письма к документам

Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам. Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение. Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

Чего указывать не надо

Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должно давать оценку

Пример недопустимой формулировки Следует писать
«Надеемся на скорую встречу» «Надеемся на дальнейшее сотрудничество»
«Приветствуем самого нашего любимого клиента» «Уважаемый Иван Иванович!»
«В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование» «В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н»
«Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной» «Направляем подтверждение сроков и качества»
«Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе» «Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки»

Кто подписывает письмо

Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.

Порядок организации передачи паспортов безопасности объекта на хранение в уполномоченные ведомства

Передача паспорта безопасности на хранение

В статье рассмотрены следующие вопросы :

Как передать паспорт безопасности на хранение в ФСБ, МЧС, МВД

Кто обязан предавать паспорт безопасности на хранение

Порядок организации передачи паспортов безопасности объекта на хранение в уполномоченные ведомства

Сопроводительное письмо о передаче паспорта безопасности на хранение

Хранение паспорта безопасноти на объекте, внесение корректировок и актализация паспорта безопасности

Руководители организаций или лица, ответственные за антитеррористическую защищенность объекта, обязаны обеспечить:

  1. Категорирование объекта по антитеррористической защищенности. Порядок организации и проведения категорирования объектов установлен соответствующим постановлением Правительства РФ.
  2. Разработку и согласование паспорта безопасности и антитеррористической защищенности объекта. Порядок разработки и согласования паспорта безопасности установлен соответствующим постановлением Правительства РФ.
  3. Передачу на хранение экземпляров паспортов безопасности в соответствующие ведомства, как правило (ФСБ, МЧС, Росгвардия, МВД).
  4. Хранение паспорта безопасности на объекте.
  5. Корректировку и/или актуализацию паспорта безопасности в связи с изменениями.

На практике, зачастую после разработки и согласования паспортов безопасности, правообладатели оставляют все имеющиеся в наличии оригиналы паспортов безопасности на объекте, при этом не передавая паспорта безопасности на хранение в уполномоченные ведомства (своевременно и в установленном порядке).

Несвоевременная передача экземпляров паспорта безопасности на хранение, может привести к замечаниям или штрафам при выявлении данного факта при проведении проверок надзорными ведомствами.

С целью исключения возможных неблагоприятных последствий несвоевременной передачи паспортов безопасности на хранение, необходимо передать соответствующие экземпляры паспорта безопасности объекта с сопроводительным письмом в каждое ведомство. В сопроводительном письме указать реквизиты (номер) постановления Правительства РФ, в соответствии с которым происходила паспортизация конкретного объекта, а также цель передачи паспорта «Для осуществления хранения».

  • Сопроводительное письмо о передаче на хранение паспорта безопасности необходимо писать в каждое ведомство в 2-ух экземплярах.
  • При передаче паспорта на хранение, необходимо поставить отметку на одном экземпляре сопроводительного письма о передаче паспорта безопасности на хранение.
  • Сопроводительное письмо с отметкой о приеме паспорта на хранение, необходимо хранить вместе с оригинальным экземпляром паспорта безопасности на объекте у ответственного лица.
Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Некоторые типы паспортов безопасности предаются на хранение в электронном виде, конкретный порядок передачи паспортов безопасности на хранение, указан в постановлении Правительства РФ, по которому происходила паспортизация объекта.

Сопроводительное письмо к паспорту безопасности образец в 2020 году
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here