Ответственность за правильность оформления факта хозяйственной жизни в 2020 году

Самое важное в статье: "Ответственность за правильность оформления факта хозяйственной жизни в 2020 году". Актуальность информации вы всегда можете проверить, задав вопрос дежурному специалисту.

Энциклопедия решений. Факты хозяйственной жизни для целей бухгалтерского учета

Факты хозяйственной жизни для целей бухгалтерского учета

К объектам бухгалтерского учета относятся факты хозяйственной жизни , под которыми понимаются сделки, события, операции, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовые результаты его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3, п. 1 ст. 5 Закона N 402-ФЗ). Это определение введено вместо более узкого понятия «хозяйственные операции», используемого ранее. Впрочем, Концепция бухгалтерского учета в рыночной экономике России (одобрена Методологическим советом по бухгалтерскому учету при Минфине России, Президентским советом Института профессиональных бухгалтеров 29.12.1997, далее — Концепция), а также ПБУ, изначально оперируют термином «факты хозяйственной деятельности». Однако смысл словосочетания «хозяйственная жизнь» еще шире. Деятельность — это процесс активного взаимодействия субъекта с объектом, тогда как в реальности на финансовое положение экономического субъекта могут оказывать влияние внешние факторы и события, которые не зависят от воли этого субъекта (например, стихийные бедствия, изменения в законодательстве и т.п.).

Иными словами, в бухгалтерском учете должно отражаться все, что произошло с экономическим субъектом (как внутри него, так и извне, как по его воле, так и помимо нее), при условии, что это оказывает или способно оказать влияние на его финансовое положение, финансовые результаты его деятельности и (или) движение денежных средств. Влияние это может выражаться в уменьшении или увеличении активов или их цен, в изменении обязательств, прибылей и убытков, а также других показателей, характеризующих финансовое состояние субъекта.

В результате стихийного бедствия природного характера (урагана) пострадал автомобиль торговой компании А. Находящееся рядом здание организации Б не затронуто. Для торговой компании А возник факт хозяйственной жизни, требующий отражения в бухучете, поскольку уничтожение принадлежащих ей активов (автомобиля) повлекло изменение ее финансового положения (убытки). У организации Б факта хозяйственной жизни не возникает, поскольку ураган не привел к изменениям ее финансового состояния.

Факты хозяйственной жизни в бухгалтерском учете отражаются путем документирования и интерпретации определенных типов экономической информации. Чтобы быть надежной, информация должна объективно отражать факты хозяйственной деятельности , к которым она фактически или предположительно относится. Факты хозяйственной деятельности должны отражаться в бухгалтерском учете исходя не столько из их правовой формы, сколько из их экономического содержания и условий хозяйствования (п.п. 6.3.1 и 6.3.2 Концепции). При этом документируется не сам факт хозяйственной жизни (процесс), а измеримый (в том числе и прогнозируемый) результат его влияния на активы, обязательства, финансовые показатели, капитал. Например, факт отгрузки товара документируется в накладной (другом аналогичном документе) путем записи характеристик отгружаемого товара (наименования, количества, цены и пр.), даты совершения операции, грузоотправителя и грузополучателя и т.д.

В соответствии с п. 4.1 Концепции, п. 5 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» факты хозяйственной деятельности относятся к тому отчетному периоду (и, следовательно, отражаются в бухгалтерском учете), в котором они имели место, независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств, связанных с этими фактами (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности). Самым простым примером такого подхода является отражение дохода от реализации в момент передачи товара покупателю независимо от его оплаты.

Согласно п. 6 ПБУ 1/2008 учетная политика организации должна обеспечивать:

— полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности (требование полноты);

— своевременное отражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности (требование своевременности);

— отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не столько из их правовой формы, сколько из их экономического содержания и условий хозяйствования (требование приоритета содержания перед формой).

Частью 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ установлено, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Требования к первичным документам изложены в ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Кроме того, экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 19 Закона N 402-ФЗ).

Искажение отчетности – результат несвоевременного учета фактов хозяйственной жизни

odua / Depositphotos.com

На балансе казенного учреждения более трех лет числилась дебиторская задолженность по счету 205 00 «Расчеты по доходам». Однако учреждение не инициировало процедуру списания задолженности на забалансовый счет 04, как того требуют положения Инструкции (утв. приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н). При этом учреждение не отрицало, что документов, подтверждающих основания возникновения принятой к учету задолженности, у него нет. Более того, учреждению было известно, что взыскать задолженность у большинства контрагентов в судебном порядке невозможно (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 26 марта 2019 г. № Ф08-902/19 по делу № А53-20898/2018).

При проведении проверки ревизоры установили, что данный факт привел к искажению показателей Бухгалтерского баланса (форма 0503130) более чем на 10%.

Одновременно с этим проверяющие выявили еще одно нарушение, также ставшее причиной искажения других строк отчетности, – несвоевременное отражение в учете результатов проведенной инвентаризации.

Читайте так же:  Публичная кадастровая карта как найти свободный участок в 2020 году

Инвентаризация обязательств была назначена приказом руководителя учреждения в июле со сроком завершения – до 31 декабря. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учёта подлежат регистрации в бухгалтерском учёте в том отчётном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация. Соответственно, результаты проведенной сверки должны были найти отражение в годовой отчетности. Однако учреждением приказ о результатах инвентаризации был оформлен только в марте следующего года, а сами изменения в бюджетный учет были внесены лишь в мае.

Оба нарушения казначейство отразило в своем предписании. Учреждение не согласилось с ним и попыталось оспорить в суде. Однако судьи всех инстанций единогласно поддержали проверяющих.

Подписи в УПД

Количество подписей в УПД со стороны покупателя и продавца может быть разным. Ответ на вопрос, кто подписывает УПД со стороны покупателя и продавца, зависит от того, как в компании распределены полномочия по подписанию счетов-фактур, передаче и получению товаров (результатов работ, услуг), оформлению хозяйственных операций.

Как правильно подписать УПД?

Реквизит «подпись» предусмотрен в нескольких местах УПД:

  1. В форме счета-фактуры в составе передаточного документа предусмотрено место для подписи руководителя компании (или уполномоченного им лица) либо предпринимателя с расшифровкой (ФИО), а также главного бухгалтера либо другого уполномоченного лица.
  2. В строке 10 предусмотрено место для подписи лица, которое отгрузило (передало) товар (услугу, результаты работ, права) с указанием его должности и ФИО.
  3. В строке 13 подписи в УПД ставят лица, которые уполномочены на составление УПД как первичного документа со стороны продавца (подрядчика, исполнителя).
  4. В строке 15 предусмотрено место для подписи лица, которое отвечает за получение (приемку) товара, услуг, результатов работ, прав.
  5. В строке 18 предусмотрено место для подписи лица, ответственного за правильность оформления операции со стороны покупателя, заказчика.

Какие обязательные подписи в УПД должны быть всегда? Все ли подписи должны быть в УПД в указанных местах? Ответы на эти вопросы можно найти в рекомендациях, которые налоговики довели в приложениях к Письму от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96 . Этим письмом утверждена официальная форма универсального передаточного документа и доведены правила заполнения УПД. Подписи согласно указанным рекомендациям могут заполняться не все и не всегда.

Доведенные рекомендации можно обобщить в следующие несколько правил.

Для продавца (исполнителя, подрядчика):

  1. В форме УПД должна стоять подпись руководителя (или предпринимателя) и главного бухгалтера либо других уполномоченных лиц в разделе счета-фактуры.
  2. При заполнении строки 10 подпись можно не ставить в том случае, когда лицо, имеющее право подписи счета-фактуры, и лицо, уполномоченное на приемку товара, услуг, результатов работ, — это один и тот же человек. В такой ситуации подпись достаточно поставить в разделе УПД для счета-фактура, а в строке 10 указать должность и ФИО этого лица.
  3. При заполнении строки 13 без подписи можно обойтись, если лицо, ответственное за оформление операции, и лицо, уполномоченное на отгрузку товара, услуги или результата работ, — один и тот же человек.

Для покупателя (заказчика):

  1. В строке 15 ставятся подпись лица, принявшего товар (услуги, права, результаты работ), а также должность и ФИО этого лица.
  2. В строке 18 подпись лица, отвечающего за оформление операции, можно не ставить, если оно же принимает товар, услугу, результаты работ или права. В строке 18 достаточно указать только должность и ФИО этого сотрудника.

Ниже мы привели образец, как подписывать УПД в таких случаях, который вы можете скачать.

Скачать образец подписания УПД

В приведенном образце счет-фактуру от имени заказчика подписал директор, поэтому в строке 10 заполнены только ФИО и должность, так как это же лицо осуществляет передачу услуги. В строке 18 подпись также отсутствует, так как у заказчика за составление документа отвечает то же лицо, что и за приемку услуги.

Следует отметить, что официальная форма УПД является рекомендованной и при необходимости может изменяться компанией или предпринимателем. В частности, у компании может возникнуть потребность включить в форму УПД дополнительные строки. Например, если в компании за оформление хозяйственной операции отвечает несколько сотрудников, официальная форма УПД может быть дополнена строкой 13а, в которой будет стоять подпись и указываться ФИО и должность второго отвечающего за составление документа сотрудника.

Бух по «черному» учету

Действующий с 1 января 2013 года Федеральный закон «О бухгалтерском учете» дополнят терминами «мнимый бухучет», «притворные сделки», «двойная бухгалтерия». Сейчас их в этом документе нет. Комитет Госдумы по бюджету и налогам готовит к первому чтению правительственный законопроект, в котором предлагается запретить ведение «двойной бухгалтерии». А также зафиксировать норму о недопустимости принятия к бухучету документов, которыми оформляются не имевшие место факты хозяйственной жизни. Законопроект будет рассмотрен в весеннюю сессию.

Срочные поправки в недавно принятый закон потребовались в связи с необходимостью включения в него норм международного права, пояснил «РГ» доктор юридических наук Иван Соловьев. Дело в том, что с февраля 2012 года Россия присоединилась к Конвенции по борьбе с подкупом иностранных должностных лиц при осуществлении международных коммерческих сделок. И теперь этот документ вступает в силу. Он обязывает прописать в национальном законодательстве правила, которые препятствуют оформлению скрытых счетов, проведению неучтенных или сомнительных сделок, использованию подложных документов.

В пояснительной записке к проекту закона отмечается, что термины «мнимость» и «притворность» использованы в значении, которое им придает Гражданский кодекс РФ.

«Под мнимым объектом бухгалтерского учета понимается несуществующий объект, отраженный в бухгалтерском учете лишь для вида. Это могут быть неосуществленные расходы, несуществующие обязательства. Притворным объектом будет считаться объект, отраженный в бухучете вместо другого для того, чтобы «прикрыть» его», — говорит Соловьев.

Читайте так же:  Приобретение гражданином российской федерации иного гражданства влечет в 2020 году

Отвечать за эти и другие нарушения придется не только бухгалтерам, но сотрудникам предприятия, отвечающим за хозяйственные вопросы.

Так, работник, ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Бухгалтеры в данном случае не несут ответственности за правильность оформления фактов хозяйственной жизни. Если экспедитор подделал или неправильно оформил документы, то спросят за это с него. «Прокололся» бухгалтер, отвечать будет он. Штрафы или тюремные сроки назначат в зависимости от того, насколько серьезны последствия.

Есть приятный сюрприз для компаний инноцентра «Сколково» с годовым объемом выручки менее миллиарда рублей. Им бухучет хотят заменить на учет расходов и доходов по правилам «упрощенки». А для малых предприятий и индивидуальных предпринимателей, работающих по этой схеме, задним числом, с января, введут обязанность по ведению бухучета в полном объеме.

Факты хозяйственное жизни,
их документальное оформление и подтверждение

Деятельность любого предприятия, в том числе микропредприятия, состоит из фактов хозяйственной жизни, требующих документального оформления и подтверждения

Факты хозяйственной жизни

Факты хозяйственной жизни — это сделки, события, операции, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовый результат деятельности организации

Самыми распространенными в деятельности организаций являются следующие факты хозяйственной жизни:

совершение наличных/безналичных платежей

прием (получение) / передача (выбытие) товарно-материальных ценностей

производственное и иное потребление товарно-материальных ценностей

начисление амортизации основных средств

использование рабочего времени, начисление заработной платы и страховых вносов, удержание НДФЛ с выплат физическим лицам

Документальное оформление фактов хозяйственной жизни

В соответствии с требованиями действующего законодательства, все факты хозяйственной жизни организации подлежат обязательному документальному оформлению.

Документы могут быть составлены как на бумажных носителях, так и в электронном виде.

Наиболее востребованными в деятельности микропредприятия являются следующие факты хозяйственной жизни и формы документов, их оформляющие:

ФАКТЫ ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ЖИЗНИ ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ
ПОКУПКА/ПРОДАЖА
(ПОЛУЧЕНИЕ/ПЕРЕДАЧА)
товарно-материальных ценностей, услуг, работ, имущественных прав
УНИВЕРСАЛЬНЫЙ ПЕРЕДАТОЧНЫЙ ДОКУМЕНТ Применяется для оформления приема-передач между организациями и/или ИП
ЗАКУПОЧНЫЙ АКТ Применяется для оформления приобретения ТМЦ только у физических лиц, как правило, по договорам контрактации
ПРОТОКОЛ РОЗНИЧНОЙ ПРОДАЖИ ТОВАРОВ Применяется для оформления продаж только физическим лицам по договорам розничной купли-продажи товаров на основании выданных покупателю товарных (кассовых) чеков
ГРУЗОПЕРЕВОЗКИ ТРАНСПОРТНАЯ НАКЛАДНАЯПрименяется для подтверждения факта перевозки грузов автомобильным транспортом
ИСПОЛНЕНИЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВ
по агентским договорам, договорам комиссии и договорам поручения, в том числе начисления вознаграждения по агентскому договору и возмещения агентских расходов
АГЕНТСКИЙ ОТЧЕТ Оформляется для подтверждения факта исполнения Агентом поручений Принципала, служит основанием для начисления Агенту денежного вознаграждения от Принципала
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ ТАБЕЛЬ-ВЕДОМОСТЬ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ И НАЧИСЛЕНИЯ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ Применяется для учета использования рабочего времени работниками и начисления зарплаты
с приложением:
❑ листков нетрудоспособности,
❑ сдельных нарядов,
❑ расчетных записок на отпуск,
❑ личных заявлений работников,
❑ иных документов, связанных с исполнением обязательств по трудовым договорам
ОПЛАТА ЗА ТОВАРЫ, УСЛУГИ, РАБОТЫ

УПЛАТА ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ ПЛАТЕЖЕЙ В БЮДЖЕТ И ВНЕБЮДЖЕТНЫЕ ФОНДЫ

БАНКОВСКАЯ ВЫПИСКА ИЗ РАСЧЕТНОГО СЧЕТА Является отчетным документом банка перед клиентом о движении денежных средств на банковском счете
с приложением платежных документов,
исполненных банком в порядке безналичных расчетов:
❑ платежных поручений,
❑ платежных требований,
❑ инкассовых поручений,
❑ банковских ордеров,
❑ иных банковских документов
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ Оформляется подотчетным лицом для расчетов с ним по выданному авансу
с приложением платежных документов
за наличный расчет:
❑ товарные и кассовые чеки,
❑ проездные документы,
❑ квитанции
ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ, КОММЕРЧЕСКОЕ или УПРАВЛЕНЧЕСКОЕ ПОТРЕБЛЕНИЕ (СПИСАНИЕ) товарно-материальных ценностей АКТ О ПОТРЕБЛЕНИИ (СПИСАНИИ) ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ Составляется для подтверждения и обоснования фактов выбытия ТМЦ и отражения их себестоимости в убыток ПУТЕВОЙ ЛИСТ ЛЕГКОВОГО АВТОМОБИЛЯ Является основным документом первичного учета, определяющим показатели для учета работы автомобиля и водителя, а также обоснованного потребления автомобильного топлива ПУТЕВОЙ ЛИСТ ГРУЗОВОГО АВТОМОБИЛЯ Является основным документом первичного учета, определяющим показатели для учета работы автомобиля и водителя, а также обоснованного потребления автомобильного топлива

Подтверждение фактов хозяйственной жизни

Юридическую силу имеют только те документы, которые содержат следующие обязательные реквизиты первичного документа:

1) наименование документа;

2) дату составления документа;

3) наименование организации, от имени которой составлен документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лиц, совершивших сделку или операцию и ответственных за ее оформление, либо наименование должности лиц, ответственных за оформление свершившегося события;

7) подписи этих должностных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Лица, ответственные за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает достоверность этих данных, а также своевременную передачу первичных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета

На основании документов, подтверждающих факты хозяйственной жизни, составляется установленная бухгалтерская, налоговая, статистическая и иная регламентированная и не регламентированная отчетность.

Не допускается оформление не имевших места фактов хозяйственной жизни, в том числе лежащих в основе мнимых и притворных сделок

Отсутствие первичных документов, подтверждающих факты хозяйственной жизни, является грубым нарушением правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, бухгалтерского учета

Об ответственности за отражение в учете мнимых и притворных объектов

Регистрация не имевшего места факта хозяйственной жизни либо мнимого или притворного объекта в регистрах бухгалтерского учета трактуется как грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе бухгалтерской (финансовой) отчетности, за которое на должностных лиц организации налагается штраф в размере от 5000 до 10 000 руб. При повторном совершении того же нарушения штраф увеличивается до размеров от 10 000 до 20 000 руб.

Действующий закон о бухгалтерском учете постепенно сближается с нормами гражданского права. Нормы гражданского права проникают в бухгалтерский учет.

Читайте так же:  Распределение госпошлины при заключении мирового соглашения апк в 2020 году

В федеральном законе о бухгалтерском учете появились понятия «мнимый» и «притворный» объект. Содержательно они соответствуют понятиям «мнимая» и «притворная» сделка в Гражданском кодексе РФ.

Часть 1 татьи 9 федерального закона содержит прямой запрет принимать к бухгалтерскому учету документы, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, включая лежащие в основе мнимых и притворных сделок, а пункт 2 статьи 10 закона прямо устанавливает, что регистрация мнимых и притворных объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета не допускается.

Ответственность за нарушение запрета установлена статьей 15.11 КоАП РФ. Виновные должностные лица также могут быть дисквалифицированы на срок от одного года до двух лет.

В формах финансовой отчетности, утвержденных приказом минфина России от 2.07.2010 г. № 66н, предусмотрена подпись только руководителя организации, поэтому некоторые бухгалтеры считают, что к административной ответственности за нарушения при составлении бухгалтерской отчетности будет привлекаться только руководитель.

На самом деле руководитель отвечает за организацию бухучета и хранение бухгалтерских документов. Для выполнения данной функции он может возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо организации либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета. (За исключением случаев, когда руководитель может принять на себя обязанности по ведению бухглтерского учета, если руководимая им организация вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая составление упрощенной бухгалтерской (финансовой) отчетности, или относится к субъектам малого предпринимательства)

Если в трудовом договоре главного бухгалтера (должностной инструкции) присутствует обязанность ведения бухучета и составления бухгалтерской отчетности, то административная ответственность за регистрацию мнимого или притворного объекта учета возлагается на главного бухгалтера, а не на руководителя организации.

Но как же бухгалтеру определить какая сделка является мнимой и/или притворной, а какая реальной? Ведь бухгалтер работает только с документами и не гадает на кофейной гуще и, как правило, не обладает свойствами ясновидения и безошибочным интуитивным чутьем.

Получается, что законодатели возлагают на бухгалтера ответственность за принятие решения о реальности или мнимости (притворности) той или иной сделки?

В этой связи отметим, что ранее, в предыдущей редакции закона о бухгалтерском учете, действовавшей до 2014 года, для определения операций, подлежащих отражению в регистрах бухгалтерского учета законодатель использовал термин «хозяйственная операция», под которой понимались операции, осуществляемые организацией в процессе деятельности.

В нынешней редакции термин «хозяйственная операция» не используется вовсе, объектом регулирования сейчас является не хозяйственная операция, а факты хозяйственной жизни.

Под фактом хозяйственной жизни, в соответствии с частью 8 статьи 3 закона сейчас понимается сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.

    При этом принципиально новыми являются положения части 3 статьи 9 закона, прямо устанавливающие:
  • с одной стороны — обязанность лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни (а не хозяйственной операции), обеспечивать своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации в регистрах бухгалтерского учета;
  • с другой стороны — ответственность данного лица за достоверность данных, отраженных в предоставленном им документе.
  • Видео удалено.
    Видео (кликните для воспроизведения).

    Одновременно с этим установлено, что лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.

    ➨ ➨ Таким образом, в настоящее время закон прямо ограничивает ответственность бухгалтерии за отражение в учете фактов, устанавливаемых на основании составленных другими лицами первичных учетных документов.

    Особую остроту это вопрос может приобретать в конфликтных ситуациях. И в любом случае, как бухгалтер может удостовериться в том, что факты хозяйственной жизни, отраженные в документах, подписанные ответственными за совершение той или иной операции должностными лицами, имел место?

    У бухгалтера не должно возникать вопросов о фактах хозяйственной жизни (имели они место или не имели). Это просто не в его компетенции. Однако каждый бухгалтер должен четко понимать и соображать, кто за что отвечает в его организации и кто какие документы подписывает.

    Практика работы показывает, что в бухгалтерию поступают документы от различных ответственных лиц организации согласно установленному порядку документооборота, должностным инструкциям и т.д. Эксперты говорят, что самым очевидным способом контроля совершаемых операций является организация со стороны бухгалтерии системы внутреннего контроля.

    Но, к сожалению, не расшифровывают что это такое — система внутреннего контроля. Из объяснений ничего не понятно, кроме весьма обобщенных рассуждений.

    О требованиях главного бухгалтера по документальному оформлению фактов хозяйственной жизни организации

    По инициативе правительства в федеральный закон о бухгалтерском учете возвращена норма об обязательности исполнения ответственными работниками требований главного бухгалтера по документальному оформлению фактов хозяйственной жизни организации.

    Такая норма была прописана в старом законе о бухгалтерском учете 1996 года, а вот в новом законе 2011 года об этой норме забыли. Сейчас этот пробел восполнен.

    Конечно, обязательность исполнения требований главбуха по документальному оформлению первичных документов ничем не обеспечена, кроме осознанного понимания в первую очередь руководителями организаций и другими должностными лицами необходимости и справедливости данной законодательной нормы и возможности при случае сослаться на эту норму как на авторитетную, коль скоро об этом прямо написано в федеральном законе.

    Пункт 3 статьи 9 федерального закона о бухгалтерском учете теперь гласит (построчно):

    Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания.

    Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных.

    Читайте так же:  Право постоянного бессрочного пользования лесными участками в 2020 году

    Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.

    Требования в письменной форме главного бухгалтера, иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лица, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, обязательны для всех работников экономического субъекта.

    В связи с чем возвращена норма об обязательности требований главбуха?

    В соответствии с законом, своевременность передачи первичных документов и достоверность содержащихся в них данных обеспечивает лицо, которое оформляет и подписывает эти документы.

    Первичные документы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в законе о бухгалтерском учете. При их оформлении необходимо использовать формы, утвержденные руководителем организации.

    В целях соблюдения этих требований и улучшения достоверности показателей бухгалтерской отчетности и вводится норма о требованиях главбуха.

    При отсутствии в организации главбуха норма распространяется на иное должностное лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо на того, с кем заключен договор на услуги ведения бухгалтерского учета.

    Доведение до сведения работников

    Поскольку сейчас в законе говорится о письменных требованиях главбуха, то будет правильным формализовать процесс, т.е. продублировать эту норму в локальных актах организации в качестве так сказать «организационного момента».

      Норму об обязательности требований главбуха для всех работников организации надо прописать:
  • в локальном положении об учетной политике;
  • в должностной инструкции главного бухгалтера (или договоре с бухгалтерской фирмой) в разделе прав;
  • в должностных инструкциях ответственных работников, в первую очередь материально-ответственных лиц (кассиров, продавцов, кладовщиков и так далее, всех, кто связан с движением денежных и товарно-материальных ценностей, оказанием услуг и выполнением работ) в разделе обязанностей.
  • Это — «программа минимум». «Программа максимум» состоит в том, чтобы прописать требования главбуха в отношение заполнения всех форм первичных документов, применяемых в организации.

    Ну или хотя бы в отношении тех форм первичных документов, которые не являются универсальными (типовыми) и обязательными как, например, кассовые ордера, УПД и так далее, а являются самостоятельно разработанными и утвержденными в организации (фирменный акт оказания услуг (выполнения работ), внутренние накладные и т.д.)

    Отношения между руководителем и главбухом

    Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководите­лю организации и несет ответственность за определение учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представ­ление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

    Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству РФ, контроль за движением имущества и выполнением обязательств.

    Должностной оклад главного бухгалтера устанавливается, как правило, на уровне оклада заместителя руководителя организации.

    Главному бухгалтеру организации запрещается принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат законодательству.

    О таких документах главный бухгалтер пись­менно сообщает руководителю организации.

    При получении от руководителя письменного распоряжения о принятии указанных документов к учету главный бухгалтер исполняет его.

    Всю полноту ответственности за незаконность совершенных операций в этом случае несет ру­ководитель организации. При этом сам главный бухгалтер, заявивший возражения по поводу регистрации того или иного факта, от ответственности освобождается.

    Вопрос в том, как получить от руководителя такое распоряжение.

    Возражения бухгалтера

    На практике между главным бухгалтером и руководителем нередки разногласия как в отношении первичных документов, так и в отношении показателей бухгалтерской и налоговой отчетности.

    В любом случае, разногласия надлежит зафиксировать.

    На практике свои возражения по содержанию первичных документов главбух оформляет в виде докладной (служебной) записки на имя руководителя.

      В ней указываются:
  • причина написания записки;
  • проблемы, которые могут возникнуть;
  • негативное отношение главбуха к решению поставленной задачи в предложенном варианте;
  • свой вариант (если таковой имеется).
  • Докладную (служебную) записку принято вручать лично (под расписку). Уведомить руководителя о проблеме можно и посредством электронного сообщения с прикрепленным файлом записки.

    Запреты для главбуха

    В настоящее время бухгалтер обязан руководствоваться тремя запретами, вытекающими из законодательства:

    1. нельзя принимать к бухгалтерскому учету документы, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок;
    2. не допускаются пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета;
    3. не допускается ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых регистров бухгалтерского учета.

    Главный бухгалтер не несет ответственности за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. Такую ответственность несут лица, их составившие.

    Организация является покупателем, но грузополучатель — другая организация. От поставщика товар получает водитель грузополучателя по доверенностям, выданным покупателем, а также грузополучателем. Как должны быть заполнены строки 15 и 18 универсального передаточного документа со статусом «1»? Должен ли строку 18 подписывать главный бухгалтер?

    Форма универсального передаточного документа (далее — УПД) предложена к применению хозяйствующим субъектам Федеральной налоговой службой (письмо ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/[email protected] «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры» (далее — Письмо ФНС)).

    Основные правила заполнения данной формы сводятся к следующему (смотрите Приложение 4 к Письму ФНС):

    — при использовании УПД со статусом «1» в качестве основания для применения права на вычет по НДС необходимо заполнение обязательных реквизитов, установленных п. 5 и п. 6 ст. 169 НК РФ с учетом положения абзаца 2 п. 2 ст. 169 НК РФ (смотрите также письмо Минфина России от 28.08.2013 N 03-07-15/35322);

    Читайте так же:  Сколько стоит приватизация гаража в гаражном кооперативе в 2020 году

    — при использовании УПД со статусом «1» в качестве первичного документа необходимо наличие обязательных реквизитов, перечисленных в части 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ).

    Рекомендации по заполнению отдельных реквизитов УПД приведены в Приложении 3 к Письму ФНС.

    Заполнение строки 15 «Товар (груз) получил / услуги, результаты работ, права принял»

    Указанный показатель является уточняющим обстоятельства осуществления операции (сделки). По строке 15 может быть указана должность лица, получившего груз и (или) уполномоченного на принятие услуг, результатов работ, прав по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени покупателя; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ.

    Согласно п. 1 ст. 509 ГК РФ поставка товаров осуществляется поставщиком путем отгрузки (передачи) товаров покупателю, являющемуся стороной договора поставки, или лицу, указанному в договоре в качестве получателя.

    В случае, когда договором поставки предусмотрено право покупателя давать поставщику указания об отгрузке (передаче) товаров получателям (отгрузочные разнарядки), отгрузка (передача) товаров осуществляется поставщиком получателям, указанным в отгрузочной разнарядке (п. 2 ст. 509 ГК РФ).

    Следовательно, получателем товара может быть как непосредственно сам покупатель, так и грузополучатель, прямо поименованный в договоре поставки либо в отгрузочной разнарядке.

    Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами (п. 1 ст. 185 ГК РФ).

    Таким образом, в строке 15 указывается должность лица, фактически получающего (принимающего) товар от поставщика, то есть уполномоченного покупателем на получение товара у поставщика. В рассматриваемой ситуации по доверенности уполномоченным покупателем лицом является водитель грузополучателя, который и должен поставить подпись с указанием фамилии и инициалов.

    Заполнение строки 18 «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни»

    Показатель, позволяющий определить лицо, ответственное за оформление операции (сделки) со стороны покупателя. В строке 18 указывают должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны покупателя, его подпись с указанием фамилии и инициалов. Если таких лиц несколько, то необходимо ввести дополнительные строки (18а, 18б и т.д.) для указания должности, Ф.И.О. и подписи этих лиц.

    Заметим, если ответственным за оформление сделки является лицо, уполномоченное на получение (принятие) товара (услуги, работ, прав) и поставившее подпись в строке 15 «Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял», то в строке 18 можно указать только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.

    Обращаем внимание, согласно пп.пп. 6 и 7 части 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ обязательными реквизитами первичного учетного документа являются, в частности, наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события, а также подписи данных лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

    Таким образом, строка 18 обязательна для заполнения. В рассматриваемой ситуации строку 18 должно подписать лицо (лица), ответственное(-ые) за оформление операции по приемке товара со стороны покупателя.

    Что касается перечня лиц, ответственных за совершение тех или иных операций в организации, то прямого указания на утверждение его локальными документами хозяйствующего субъекта в Законе N 402-ФЗ или в иных нормативно-правовых актах по бухгалтерскому учету нет.

    Вместе с тем в Приложении N 4 к Письму ФНС подразумевается наличие соответствующего распорядительного документа в организации.

    Кроме того, согласно части 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных.

    В соответствии с п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» при формировании учетной политики утверждаются в том числе:

    — правила документооборота и технология обработки учетной информации;

    — порядок контроля за хозяйственными операциями;

    — другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

    В связи с этим, полагаем, организации целесообразно определить лиц, ответственных за совершение тех или иных сделок и за оформление фактов хозяйственной жизни, утвердив составленный список руководителем. Поскольку организация самостоятельно формирует свою учетную политику (часть 2 ст. 8 Закона N 402-ФЗ), то она не ограничена в порядке определения лиц, ответственных за совершение операций. Это могут быть как конкретные лица (по Ф.И.О.), так и лица, выполняющие определенные функции. Также и сами сделки могут быть сгруппированы по схожим признакам (например отгрузка товаров, оказание услуг и т.п.) или в ином порядке, удобном организации.

    Полагаем, если по внутреннему распорядительному документу организации-покупателя главный бухгалтер является лицом, ответственным за оформление операции по приемке товара от поставщика, то по строке 18 указывается его должность, подпись с указанием фамилии и инициалов. В то же время заметим, главный бухгалтер (бухгалтер) необязательно должен быть лицом, ответственным за оформление фактов хозяйственной жизни. Более того, на основании части 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, не несет ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.

    Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

    аудитор, член МоАП, профессиональный бухгалтер Федорова Лилия

    Контроль качества ответа:

    Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

    профессиональный бухгалтер Мягкова Светлана

    23 апреля 2014 г.

    Видео удалено.
    Видео (кликните для воспроизведения).

    Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

    Ответственность за правильность оформления факта хозяйственной жизни в 2020 году
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


    УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

    8 800 350 84 37

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here